Método GTD: o que é e como usá-lo para melhorar sua produtividade

Uma mente sobrecarregada não funciona de forma eficiente e tende a deixar o dia caótico! Por isso, ao externalizar todas as tarefas, projetos futuros e demandas do dia a dia, o pensamento fica livre e fluido como a água para executar o que realmente importa. Esta é a base do método de organização “Getting Things Done” (GTD) que permite administrar e priorizar diversas áreas da vida, reduzindo o estresse e a ansiedade ocasionada pela má gestão do tempo.

A dinâmica relacionada à produtividade, mais conhecida como método GTD, foi descrita no livro ‘A arte de fazer acontecer’, de David Allen. A obra foi relançada em 2016, com revisões sobre tecnologias usuais na rotina moderna.

O autor norte-americano é visto como referência na área por trabalhar há mais de 30 anos com produtividade. Antes de se tornar consultor, ele passou por inúmeras profissões, como: professor de caratê, garçom, motorista de táxi, gerente de serviços de jardinagem. David Aleen usou suas próprias experiências para desenvolver uma metodologia útil, principalmente, para profissionais autônomos.

O livro conduz a pessoa a relacionadar suas ações na seguinte ordem: Coletar, Processar, Organizar, Revisar e Fazer. No entanto, o fluxograma aplicado, atualmente, com base no Método GTD, une dois elementos, excluindo a etapa de organização.

1° Passo: Coletar

Mesmo que pareça complexo, o método pode ser absorvido em escalas, já que é composto por várias técnicas relacionadas à organização do cotidiano. A principal delas é anotar tudo que passa pela sua cabeça, sejam planos futuros, ideias, compromissos, trabalhos da semana, projetos programados, referências, entre outros. Os dados podem ser anotados em uma agenda, arquivo de voz, no computador ou celular.

Esta etapa é chamada de hábito de captura! Ao aderir a técnica, você reduz a probabilidade de desenvolver pensamentos obsessivos, já que o medo de esquecer um compromisso importante é eliminado. A atenção plena é o sonho de qualquer profissional que deseja uma vida produtiva e com qualidade.

A seguir serão listados alguns programas e aplicativos mais atuais que podem servir de agenda online para que você possa anotar e organizar sua lista de tarefas.

2° Passo: Processar

Logo depois de alimentar a sua “caixa de entrada”, todos os dados deverão passar por um processamento. O fluxograma abaixo ajuda bastante nesta etapa:

Para determinar qual o andamento de cada atividade, você perguntará se este pensamento cabe UMA AÇÃO:

Não haverá ação – normalmente são projetos futuros e ideias:

– Se perceber que não será viável, o ideal é descartar;

– Caso a ideia não tenha viabilidade no momento, o indicado é arquivá-la;

– Pode ser que você pense em algum curso que deseja fazer ou atividade física, mas ainda não é o momento. Guarde como referência.

Há uma ação – compromissos, trabalhos programados, contatos com fornecedores e clientes, compras no mercado, etc:

– Se a atividade dura menos de dois minutos, faça agora! Muita coisa exige pouco tempo para ser executada. Ao protelar, essa tarefa ficará rodando na sua cabeça. Por isso, não deixe para depois. Libere sua mente!

– Caso o trabalho não dependa de você, delegue;

– Pode ser que o compromisso esteja programado para a próxima semana. Marque na agenda e esqueça!

– Por último, existem as tarefas que devem ser feitas no momento que for possível. O importante é organizá-las por contexto: lar, computador, ambiente de trabalho. Você pode também pode alinhá-las de outra forma. Esta etapa você que comanda!

Para facilitar todo este processo de organização, já foram listados em artigos anteriores cinco programas úteis para facilitar sua rotina: Google Tasks, Google Keep, Remember the Milk, Trello e o OneNote. Conheça mais detalhes de cada um deles.

3° Passo: Executar

Depois de alinhar as tarefas dentro dos espaços definidos, basta executá-los e eliminar da lista. O objetivo principal do método GTD é excluir as distrações da mente e colocá-las todas na “caixa de entrada”, no momento que aparecerem.

Claro que toda esta lista de tarefas pode ser surpreendida com um trabalho que deve ser executado na hora e que extrapola a regra dos dois minutos. Mas quando isso acontecer, a ideal é criar a categoria ‘próximas tarefas’, preenchendo os espaços na agenda. Assim, nem tudo vira compromisso e a rotina caminha com mais fluidez.

4° Passo: Revisar

Por fim, revise, semanalmente, tudo que foi executado e risque das tarefas. O momento também é propício para retomar as agendas já programadas, assim você se lembra dos compromissos dos próximos dias.

Nesta etapa, ainda é indicado voltar na pasta “Talvez, algum um dia” para definir se permanecerão em standby ou entrarão na lista de ações futuras.

O método GTD é ideal para profissionais responsáveis por vários departamentos da sua empresa. O acúmulo de funções pode trazer estresse e sobrecarga. Por isso, se não for possível delegar ou terceirizar alguns serviços, aplique esta metodologia na sua rotina e mantenha sua mente plena e focada!

agosto 20, 2021agosto 20, 2021

Síndrome do Pensamento Acelerado: o que é e como te afeta?

Começar o dia já cansado pode ser um sinal de alerta sobre sua saúde mental! Muitas pessoas convivem com a Síndrome do Pensamento Acelerado (SPA) sem perceber, o que as levam a conviverem com seus efeitos danosos que podem evoluir para quadros psicológicos mais graves.

A constante estimulação da mente pela enxurrada de informações, atividades, trabalhos e responsabilidades, se mal administradas, trazem consequências, e uma delas é o sintoma conhecido como pensamento acelerado. O quadro leva as pessoas a terem pensamentos repetitivos, e, por vezes, focado em temas específicos, como obsessões e preocupações extremas, que desgastam o seu estado mental.

A SPA é uma descoberta do psiquiatra Augusto Cury que estuda a mente humana. A síndrome não é considerada uma doença ou distúrbio, mas sim, um sintoma associado a outros quadros de transtorno, como a ansiedade, por exemplo. Segundo o pesquisador,

“o excesso de informação satura o córtex cerebral, produzindo uma mente hiperpensante, agitada, com baixo nível de tolerância, impaciente e sem criatividade”.

Mas, mesmo acometendo cerca de 80% da população brasileira, conforme levantamentos do Instituto Augusto Cury, o pensamento acelerado ainda é pouco discutido.

Quais os sintomas e o que desencadeia a SPA?

Os avanços tecnológicos trouxeram facilidades para o mundo corporativo e pessoal. Graças à internet é possível conversar com pessoas à distância, ler notícias de diversos países, comprar e vender produtos online, pagar contas e assistir filmes. Mas, por outro lado, também cria quantidades absurdas de estímulos que o cérebro não está acostumado a processar com tanta rapidez.

O bombardeio de informações associado a um cotidiano atribulado, com acúmulo de funções e cobranças, podem desencadear construções excessivas e desorganizadas de pensamentos, o que desgasta e estressa a mente.

Para saber se você convive com a Síndrome do Pensamento Acelerado, se questione com as seguintes perguntas:

Se sente cansado logo depois que acorda?
Tem dores de cabeça e musculares?
Vive entediado e impaciente?
Possui dificuldades em lidar com pessoas lentas?
Está sempre irritado?
Não sabe lidar com opiniões contrárias a sua?
Sente dificuldade de manter o foco
Lapsos de memória?
Insônia?
Sofre por antecipação?

A síndrome é comumente associada ao excesso de trabalho, o que pode causar comparações com a Síndrome de Burnout ou Síndrome do Esgotamento Profissional.

A diferença de uma para outra é que a SPA é desencadeada pelo consumo extremo de estímulos sensoriais, resultando em uma mente agitada. Por exemplo, um executivo que convive com pressão no trabalho é levado a verificar notificações o tempo todo, ler notícias, entrar em contato com diversas pessoas. Sua mente não para de absorver informações! O mesmo pode ocorrer com uma criança ou adolescente super-estimulados por redes sociais e entretenimentos.

Por isso, os motivos que levam ao consumo de muita informação não importam. Já a Síndrome de Burnout está diretamente associada ao esgotamento causado pelo trabalho estressante.

Como tratar?

Caso sinta alguns dos sintomas descritos acima, a orientação inicial é procurar um psicólogo ou psiquiatra. Durante a consulta, ao relatar são seus hábitos cotidianos e reações, o profissional fará um diagnóstico correto e identificará a melhor forma de tratamento.

A terapia auxiliará o paciente a entender a fundo o problema, o que pode ajudá-lo a reduzir os pensamentos repetitivos e obsessivos. O psiquiatra, por sua vez, poderá indicar medicações, como ansiolíticos e antidepressivos que auxiliam na redução da ansiedade e ajudam a reequilibrar o humor.

Mesmo que o tratamento de distúrbios psicológicos necessite de acompanhamento especializado, há também algumas formas de amenizar ou prevenir que as pessoas cheguem a um alto nível de desordem mental, reduzindo, assim, os sintomas da Síndrome do Pensamento Acelerado (SPA). Veja algumas dicas:

Pratique exercícios físicos, regularmente;
Dê pausas de descanso entre as tarefas do dia;
Reduza o consumo de redes sociais, telas e entretenimentos virtuais;
Faça atividades ao ar livre
Busque trabalhos que te dê prazer, como: pintar, ler, cozinhar, dançar;
Pratique a meditação e momentos de silêncio;
Outra técnica aconselhada é a prática do mindfulness ou ‘atenção plena’.

O mais importante é conseguir relaxar! Tudo da vida pede equilíbrio, por isso tente dedicar-se a sua saúde emocional para que os momentos em família e no trabalho sejam com qualidade.

Leia ainda os artigos:

7 dicas para o equilíbrio entre a vida profissional e pessoal
Essencialismo na prática: como tornar seu trabalho mais produtivo

agosto 13, 2021agosto 18, 2021

Saiba como estruturar suas vendas pela internet

O crescimento do comércio online já era uma tendência para todos os setores, antes mesmo do isolamento social e lojas físicas fechadas, devido ao coronavírus. Mas, com as pessoas em casa, o mercado virtual deu um salto, já que vender pela internet era a única opção para manter as portas abertas. Assim, lojistas precisaram adaptar seus negócios investindo em e-commerce, redes sociais, marketplace e outras plataformas e estratégias de venda online.

Conforme relatório da NeoTrust, as empresas brasileiras faturaram 72,2% a mais em compras pelo e-commerce, entre janeiro e março de 2021, que no primeiro trimestre do ano passado. Isso representa R$ 35,2 bilhões em vendas pela internet.

A condição adversa de agravamento da pandemia, no início do ano, com comércio fechado e novo lockdown, deve ser considerada ao analisar o aumento abrupto do faturamento. No entanto, boa parte dos brasileiros que compraram, pela primeira vez, na internet, afirma que voltaria a adquirir produtos pelas plataformas. Por isso, a adaptação das lojas ao novo perfil de consumo deverá persistir mesmo depois da pandemia.

Mas qual estratégia adotar dentro do mercado online? Os lojistas e empreendedores que só trabalhavam no formato ‘porta aberta’ ainda vivem a dificuldade que é entender como planejar sua vitrine digital para que fique atrativa e rentável.

Para falar sobre o assunto, este artigo vai listar os três principais pilares que devem ser trabalhados para faturar em vendas pela internet, além de suas vantagens e desvantagens. São eles:

– E-commerce

– Marketplace

– Redes sociais

Vitrine personalizada da sua marca: e-commerce

Ao falar de e-commerce, já vem logo na mente um lindo site todo personalizado com uma vitrine online bem estruturada, estoque organizado e layout arrojado. Só que para quem está começando um novo negócio, será que a melhor estratégia é investir em um site?

Vantagens

Para que a sua empresa cresça além das vendas e ganhe relevância a partir de uma imagem bem construída e única, é fundamental ter uma plataforma com domínio próprio que expresse esta personalidade.

Ali será um espaço, exclusivo, da sua marca, onde poderá trabalhar como deseja dialogar com seus clientes, seja através do Marketing de Conteúdo, ou simplesmente, com a disposição de fotos dos produtos. O site será a vitrine e cartão visita mais completo de toda sua estratégia de marketing digital. Dali as pessoas conseguem visitar suas redes sociais, contatos e endereço físico, caso haja.

Desvantagens

Não chega ser uma desvantagem, mas para dar este passo, o investidor precisa ter em mente que terá que desembolsar um valor considerável para o desenvolvimento do seu e-commerce.

Mesmo que você se arrisque pelas plataformas mais usadas em desenvolvimento de sites, como Wordprees e Wix, é importante pensar em alguns detalhes para que o seu endereço eletrônico passe a seriedade e credibilidade que deseja. São eles:

Um layout arrojado que gere interesse;
Boa disposição dos produtos para facilitar a Jornada do Consumidor – do primeiro acesso até fechar a compra;
O site precisa ser responsivo;
Não conter bug ao acessá-lo para não espantar o futuro cliente;
Atendimento ao cliente bem estruturado;
Ser seguro, já que as vendas serão feitas com uso de dados pessoais e de cartão de crédito.

Enfim, o e-commerce precisa ser profissional! Para isso, é necessário contratar um web designer e/ou programador.

Depois de pronto, o lojista terá que investir ainda mais para que seu domínio seja bem ranqueado dentro dos buscadores de sites.

Para fortalecer o acesso e reconhecimento deste novo e-commerce, você ou um prestador de serviços deverá dedicar-se à plataforma, usando conhecimentos de marketing digital, com investimento em anúncios no Google, Inbound Marketing – produção de conteúdo de atração, E-mail Marketing, entre outras estratégias digitais.

Se deseja começar seu negócio já com caixa para investir em toda estrutura de loja online, talvez este passo seja o ideal. Mas, caso pretenda começar devagar e com baixo investimento, os sites e aplicativos de Marketplace – shoppings virtuais, e redes sociais podem ser as melhores opções.

Um bom primeiro passo: invista no marketplace

Para marcas que estão começando, o shopping virtual é um espaço atrativo para as vendas online. Não é necessário um investimento inicial, mas o empreendedor deve estar atento aos percentuais cobrados por venda em cada marketplace.

Vantagens

Durante a pandemia, os shoppings virtuais – Shopee, AliExpress, Mercado Livre, entre outros, cresceram com seus aplicativos robustos e campanhas de frete grátis.

Um estudo divulgado pela NuvemShop mostra que os dispositivos móveis são a primeira opção na hora dos clientes visitarem as lojas online. Em 2020, as vendas através dos celulares e tablets subiram 5,4%, dentro do site, o que mostra a preferência dos brasileiros pelas compras via mobile.

Assim, vender dentro das plataformas de marketplace reduz o gasto com estratégias de divulgação, plataformas próprias e engajamento na internet, já que seu produto estará dentro de um espaço que recebe milhares e milhares de visitas por dia, com versões de acesso por desktop e dispositivos móveis.

Desvantagens

Para quem opta por este modelo deve entender que seu produto concorrerá com diversos outros fornecedores dentro do shopping virtual.

Os lucros também serão compartilhados com o site que você escolher para fechar negócio. Cada marketplace cobra uma taxa diferente sobre cada venda e, em algumas plataformas, como o Shopee, por exemplo, as regras estão em constante mudança, por isso é importante estar atento a estes detalhes para ver se usar a plataforma é realmente vantajoso.

Também é importante lembrar que o comprador adquirirá seu produto e não a sua marca. Mas qual a diferença? No shopping virtual, o cliente enxerga apenas a peça, sem entender qual a identidade que aquela empresa deseja expressar com todo o trabalho que realiza.

Um artesão, por exemplo, que quer contar como o seu produto é sustentável por usar matérias-primas adquiridas com consciência ecológica, não terá espaço ali.

Em resumo, a opção de vendas online por marketplace pode ser uma base sólida para fechar a venda, mas deve ser trabalhada com outras estratégias complementares de divulgação da sua marca, seja com o e-commerce, já citado antes, e/ou as redes sociais.

Identidade da marca através das redes sociais

As redes sociais são essenciais para pequenas marcas que desejam migrar das lojas físicas para as vendas pela internet. Elas unem diversas estratégias de comércio digital com a vantagem de exigirem baixo investimento.

Mesmo não sendo o principal canal de negócios, as redes sociais têm muita força, tanto que já são responsáveis por um terço das vendas online, em todo o Brasil. Só que não se engane!

O desafio para quem opta por vender pelas páginas no Instagram, Facebook e Tik Tok, é a dedicação massiva que elas exigem com produção de conteúdo relevante. A principal meta é conquistar um público-alvo qualificado que se identifique com a mensagem da sua marca. Para alcançar mais pessoas, o comerciante pode usar a estratégia de anúncios pagos, mas o indicado é fazê-lo depois que a página do produto estiver mais sólida.

Páginas sociais exigem dedicação

As comunidades na internet podem ser o primeiro espaço para mostrar sua marca e produtos no mercado virtual. Muitas lojas físicas preferiram investir pesado, nos últimos meses, em estratégias de venda online através dos seus perfis.

Mas, é importante lembrar que o tempo dedicado a elas foi essencial para manter o negócio ativo, com postagens de vídeos curtos, imagens de qualidade, respostas rápidas e interações constantes com os clientes.

Veja algumas dicas para transformar sua página em uma vitrine online rentável:

Crie um diálogo com seus clientes através das postagens;
Para que isso seja possível, entenda quem é o seu público-alvo e sobre qual assunto a sua marca deseja falar;
Invista em vídeos curtos;
Faça fotos de qualidade;
O Instagram Shopping está em crescimento, use a seu favor!

Por fim, a melhor dica é entender que não exige a fórmula certa para ter sucesso nas vendas online. Cada plataforma digital possui sua particularidade. A experiência positiva ou não, em cada uma delas, vai depender de vários fatores e quais os resultados você busca em cada um.

O principal é entender o seu produto e traçar metas dentro das plataformas de comércio online. Como visto acima, cada espaço possui suas particularidades, vantagens e desvantagens. Perceba que é possível usar todas de forma complementar. As redes sociais pode ser seu principal ativo para clientes mais qualificados, já o marketplace traz um volume de vendas, mas sem a identificação com a marca. Explore as oportunidades e boas vendas!

agosto 6, 2021

5 plataformas online gratuitas para ajudar no trabalho remoto

Quando é preciso resolver alguma pendência rápida no trabalho e você está longe do computador, seja em casa ou no escritório, os smarthphones tornam-se aliados preciosos. Conectados à internet, os celulares ajudam a agilizar as tarefas diárias, seja através dos aplicativos ou das plataformas online voltadas para a rotina das empresas e trabalhadores autônomos.

Além disso, mesmo com retorno gradativo das atividades presenciais, muitas pessoas que se adaptaram ao trabalho remoto darão continuidade ao novo modelo. Ainda mais agora que funções mais burocráticas ganharam opções flexíveis, como, por exemplo, a assinatura de contratos e documentos oficiais que podem ser feitos a distância.

Confira logo abaixo cinco opções úteis de aplicativos e plataformas digitais que podem ajudá-lo a trabalhar de casa.

Lista de aplicativos para o trabalho remoto

Para quem trabalha com ensino ou gestão de equipes, um dos grandes desafios durante a pandemia foi adaptar as aulas ou reuniões mais técnicas para o modelo remoto. Com os aplicativos que possibilitam a gravação da tela do celular ou do desktop, os instrutores podem explicar e usar o dispositivo como um quadro multimídia.

Veja abaixo as duas plataformas disponíveis nas versões para desktop e celular:

1) – Loom

O Loom permite gravar a tela do computador sem precisar instalar softwares adicionais. Com um clique, o usuário poderá capturar só a tela, a tela e a webcam, ou apenas a câmera do computador.

A versão gratuita limita a gravação de até 25 vídeos. Já o modelo pago oferece capturas de tela ilimitadas e o custo mensal é de U$ 8.

2) – Screencam

Caso não se familiarize com o Loom, outra opção para gravar os tutoriais a distância é o ScreenCam. Ele também não precisa de outros puglins para gravar a tela e funciona nos smartphones com sincronização da gravação de áudio e tela.

Pelo app, o usuário pode escolher diferentes resoluções, quadros por segundo e taxa de bits para garantir qualidade e tamanho do vídeo. Outro ponto positivo do Screencam é que ele é, totalmente, gratuito e não possui anúncios.

3) – Clicksign

A assinatura de documento é uma dor de cabeça a mais para os escritórios, ainda mais neste momento de pandemia que a recomendação é manter o distanciamento social. Devido ao momento atípico, a validade deste tipo de assinatura foi garantida pela Medida Provisória 2.200-2, assim diversas ferramentas online foram lançadas para viabilizar os trabalhos a distância.

O Clicksign é uma das ferramentas que oferece serviço para gestão de assinatura de contratos e outros documentos com validade jurídica. O usuário pode fazer upload do arquivo, enviar para ser assinado por WhatsApp, SMS ou e-mail em qualquer dispositivo com acesso à internet.

A plataforma não oferece versão de aplicativo, mas pode ser acessada por dispositivo móvel através do site. Para garantir a validade, ele possui três tipos de autenticação: o código de 6 dígitos enviados para o signatário (Token), autenticação por selfie e assinatura manuscrita.

Para quem não precisa realizar muitas assinaturas, o Plano Nano disponibiliza três documentos gratuitos, por mês. A ferramenta oferece também opções de pacote mensal, de R$ 39, para até 15 assinaturas ou ilimitado por R$ 149.

4) – CamScanner

Com esse aplicativo você poderá dizer adeus à papelada. O CamScanner transforma qualquer celular em um scanner portátil. Através dele é possível digitalizar, salvar e compartilhar documentos nos formatos PDF, JPG, Word ou TXT.

O celular vira um escritório remoto que facilita a vida, principalmente, de profissionais liberais, como: contadores, corretores, gerentes ou advogados.

Além de digitalizar os recibos, contratos, notas de papel e papéis de fax, o app também pode ser usado para converter arquivos em PDF.

Os serviços de digitalização são gratuitos, mas caso a pessoa queira mais funções dentro do aplicativo, é possível contratar pacotes semanais, mensais, trimestrais e anuais.

5) – WeTransfer

Em artigo anterior, foram listados as melhores ferramentas para armazenamento em nuvem. Através deles também é possível transferir arquivos pesados, mas, caso queira uma plataforma simples apenas para compactar e enviar fotografias ou documentos grandes pela internet, você pode usar o WeTransfer.

Ele permite enviar arquivos de até 2 GB de forma gratuita por e-mail ou link e possui versões para celular Android e iOS. A vantagem de usá-lo é que não exige a criação de conta ou inserção de dados pessoais. Basta digitar o seu e-mail, fazer upload dos arquivos e informar o e-mail de quem vai receber a mensagem. Você também pode enviar apenas o link com os documentos agrupados em um arquivo ZIP, que expira em uma semana.

Na versão paga, o assinante pode enviar até 20 GB em arquivos, determinar quando o documento vai expirar, protegê-los com senha e armazenar até 1 TB em uma pasta personalizada no servidor do WeTransfer.

Agora, com essas novas dicas fica mais fácil concluir as tarefas da semana de forma remota. Basta ter um notebook, celular ou tablet com acesso à internet para trabalhar em casa.

julho 30, 2021

Princípio de Pareto: o que é e como aplicá-lo no dia a dia da sua empresa

Parece distante pensar que apenas 20% das decisões tomadas em um dia de trabalho correspondem em 80% dos resultados. Talvez a aplicação do Princípio de Pareto fique um tanto abstrata quando distancia-se da realidade cotidiana, mas pense em um exemplo banal: se for contar quantas peças de roupa você tem em seu guarda-roupa, qual seria o percentual usado na maioria das vezes? A regra do 80/20 vai se encaixar perfeitamente.

Depois de entender melhor o que é o Princípio de Pareto, você poderá usá-lo em diferentes relações de causa e efeito. A regra de proporções pode ajudar nas decisões dentro de casa, a notar padrões na natureza, a entender condições socioeconômicas e desenvolver soluções no mundo dos negócios.

Outra utilidade do método é auxiliar nas estratégias de gestão dentro das empresas. Basta reconhecer quais são os 20% que correspondem aos 80% de resultados e criar um planejamento que potencialize as ações correspondentes. Veja exemplos:

20% dos investimentos refletem em 80% dos novos resultados;
20% da sua dedicação serão responsáveis por 80% do seu desempenho
20% dos clientes correspondem à 80% das reclamações

Como surgiu o Princípio de Pareto?

A regra 80/20 foi criada bem antes de torna-se famosa por auxiliar na rotina empresarial. O sociólogo e economista italiano Vilfredo Pareto percebeu a proporção comum em vários eventos ao notar, inicialmente, que quase 80% das propriedades na Itália pertenciam a 20% da população do país. O pesquisador viu a conexão dos fatores também em seu jardim, quando provou que 20% das vagens guardavam 80% das ervilhas. A descoberta foi divulgada em 1892.

Anos depois, o consultor de negócios Joseph Moses Juran reconheceu o estudo como uma regra eficiente na dinâmica da gestão de qualidade dos negócios e nomeou o método em homenagem ao pesquisador italiano.

Assim, a padronização das proporções de causa e efeito do Princípio de Pareto pode ser aplicada em outras áreas como: marketing, gestão, computação, em casa, entre outros.

A seguir será detalhado como a regra pode ser usada na vida prática.

Regra 80/20 como ferramenta de gestão

Para usar a regra de 80/20 na sua empresa, é fundamental ter em mãos dados reais de toda dinâmica do negócio. Lembrando que os resultados obtidos não são as porcentagens exatas atingidas pelo estudo de Pareto, mas uma proporcionalidade aproximada.

A partir disso, o gestor poderá elaborar estratégias e dimensionar em qual campanha, time ou produto deve ser aplicado os maiores investimentos para o sucesso do empreendimento. O foco no que importa é que trará a produtividade que tanto almeja.

Por exemplo, você consegue identificar quem são os 20% de funcionários responsáveis por 80% das vendas? Ou, quais são as principais funções e produtos da empresa (20% do total) que resultam em 80% do seu desempenho e faturamento? Depois de levantar as métricas e seus correspondentes, será possível delinear ações estratégicas para fortalecer os ativos certos da empresa.

Pode ser ainda, que o conceito do Princípio de Pareto envolva equações para situações negativas identificadas no ambiente de trabalho. Se é possível identificar quais são os 20% de clientes que correspondem à 80% das reclamações, porque não criar uma campanha para identificar as reais necessidades destes compradores e tornar prioridade a solução destas questões?

O que fazer com os 80% restantes?

Até aqui os holofotes foram todos voltados aos 20% da equação. Mas o que fazer com os 80% restantes?

O importante é entender que os 80% do Princípio de Pareto também fazem parte da empresa e merecem tanta atenção como a faixa mais produtiva ou problemática.

Em uma estratégia de marketing digital, por exemplo, após apontar que o Instagram é a melhor ferramenta social de interação e conversão de vendas (os 20%), você deverá definir se vale a pena dispender esforços nos canais do Youtube e Facebook. Mesmo que eles tragam poucos resultados, podem fortalecer a imagem do negócio para um nicho específico de público que não acessa o IG.

Mas, o mesmo exemplo pode mostrar que algumas ferramentas usadas nas estratégias de divulgação, vendas ou atendimento ao cliente não são tão eficazes. Neste momento, a regra 80/20 ajuda a entender a necessidade de eliminar ações ineficientes que estão exigindo muito tempo e recursos.

Para recapitular quais as vantagens do uso do princípio de Pareto no seu dia a dia na empresa, veja os 20% de informações descritas neste artigo, responsáveis por 80% do seu entendimento:

O conceito foi criado pelo economista italiano Vilfredo Pareto para entender as proporções de distribuição de riqueza entre a população;
Mas, quem popularizou a regra 80/20 no mundo dos negócios foi o consultor Joseph Moses Juran;
O método mostra uma padronização das proporções em situações de causa e efeito;
Assim, é possível aplicar a proporção tangencialmente em qualquer situação dentro das empresas e na vida pessoal;
Quanto você entende quais são os 20% da equipe, produtos, ferramentas de comunicação ou esforços responsáveis por 80% dos resultados e faturamentos, é possível traçar estratégias para melhorar ainda mais o seu desempenho;
Por fim, analise os 80% restantes e defina se realmente são relevantes para sua empresa.

julho 23, 2021

Essencialismo na prática: como tornar seu trabalho mais produtivo

O essencialismo ganhou adeptos nos últimos anos como um método eficaz para eliminar o acúmulo de tarefas em busca de um trabalho mais focado e produtivo. Mas os benefícios deste pensamento ultrapassam as horas dentro do escritório e podem ajudá-lo a definir as prioridades em todos os âmbitos da vida.

O termo ficou famoso ao ser abordado por Greg Mckeown como filosofia para alcançar uma vida mais simples. No dicionário, a palavra essencialismo significa uma ideologia que tem como base a essência em detrimento à existência. Ou seja, a felicidade só pode ser alcançada quando uma pessoa prioriza sua natureza mais íntima. Assim, deixar de lado tantas tarefas secundárias ajudam a dinamizar seu tempo para o que realmente importa.

Desafios do cotidiano

Mas como fazer isso com um mercado cada vez mais rigoroso? O crescimento das tecnologias mudou muito a dinâmica de trabalho. Não basta mais um diploma de graduação e um currículo impecável. A lista de exigências não para de crescer. O profissional precisa cultivar diversas habilidades, ou seja, tonar-se multitarefa.

Os desafios não param por aí! A internet trouxe as distrações das redes sociais e toneladas de informações que quando usadas em excesso viram um aliado para a procrastinação. Sem falar nas relações mal administradas que sugam o tempo de qualquer um. A necessidade de aceitação pode ser um problema bem complicado, já que deixar de fazer suas tarefas essenciais para dedicar-se aos favores não ajuda em nada quando o objetivo é ter uma rotina mais produtiva.

As situações pontuadas aqui são só alguns dos desafios que resultam em desgastes físico e psicológicos.

Assim, quando você não determina o que é essencial para sua vida, qualquer coisa vira uma prioridade.

É aí que está o problema!

O que é essencial?

Em seu livro “Essencialismo: a disciplinada busca por menos”, Mckeown organiza o método para um trabalho mais produtivo em quatro pontos: Essência, Exploração, Eliminação e Execução. A obra entrou para a lista das mais lidas, em 2015, conforme o jornal The New York Times.

O autor detalha no primeiro passo como é pensar como um essencialista. Parece tarefa fácil, já que a primeira impressão ao falar sobre o assunto é pensar que basta eliminar as ações do seu cotidiano que não são tão importantes. Mas será que você sabe quais são as coisas essenciais em sua vida?

O autoconhecimento é a regra básica para começar a entender quais escolhas deve fazer para dedicar sua energia a elas, alcançar a produtividade e evitar sobrecargas e desgastes no dia a dia.

Ao iniciar a mentalidade essencialista descrita no livro, não basta analisar quais são essas tarefas essenciais. O questionamento deve ser profundo para que você chegue na matriz das prioridades, e, logo depois, tome decisões para que elas sejam viáveis, e isso pode ser, abrir mão de coisas, relações e experiências. Esse é o conceito de perder para ganhar citado na obra.

Menos, mas melhor

Quando adotada, a filosofia essencialista rompe com a regra comum do mundo empresarial: fazer mais com menos. O próprio Mckeown afirma que seu método é um tipo de contracultura, em entrevista cedida à Exame.com. O autor diz que para viver com o essencial é importante fazer menos, mas melhor.

Depois de muita pesquisa e autoreflexão, você consegue focar com qualidade apenas no que deseja fazer. Mas para que isso aconteça será necessário reduzir as atividades e isso exige o próximo passo: a negociação.

Negociação é uma forma de dizer ‘não’

O essencialista deve estar pronto para recusar tarefas. Parece uma decisão difícil, visto que o trabalho nos exige cada vez mais tarefas. Mas, para que o método dê certo é fundamental praticar o temível ‘não’. Claro que dá para negar algo sem ser indelicado com alguém. Aí que entra a negociação!

Quando lhe pedirem um favor ou mais trabalho, você não precisa dar uma resposta definitiva no momento. A melhor frase para estes momentos: vou pensar e te dou um retorno depois. É importante parar e analisar soluções viáveis que não te envolvam ou que possam ser negociadas.

Você deve abrir mão de fazer de tudo um pouco, caso contrário, o essencial nunca será atendido!

julho 16, 2021

7 dicas para o equilíbrio entre a vida profissional e pessoal

O maior desafio no mundo contemporâneo e hiperconectado é equilibrar a vida profissional e pessoal. As tecnologias trouxeram ferramentas úteis para facilitar na organização das tarefas corporativas que também romperam os limites do tempo dedicados à casa e ao trabalho.

Com cenário de pandemia, outra novidade pouco explorada até então no Brasil, foi levar, literalmente, o escritório para dentro do ambiente familiar, mais conhecido como home office. A dinâmica de rotina conhecida pela maioria das pessoas virou de cabeça para baixo.

Mas será que antes você já refletia sobre a importância do work life balance (equilíbrio trabalho e vida pessoal) ou sentiu toda essa reviravolta como um pisão no freio para muitos exageros que cometia sem perceber?

Segundo dados levantados pela Previdência Social, em 2017, os sintomas depressivos geraram 43,3 mil auxílios-doença, sendo a 10ª doença com mais afastamentos. Os principais motivos que desencadeiam episódios depressivos e de ansiedade são as jornadas desgastantes, metas abusivas, falta de reconhecimento e autonomia no emprego.

Os números mostram que as doenças mentais associadas ao trabalho são responsáveis por grande parcela de afastamentos no Brasil. As mais comuns são depressão, transtorno de pânico, ansiedade e síndrome de bournout.

Além disso, o desgaste causado pela pressão na vida profissional somado ao acúmulo de funções não resulta em eficiência e produtividade. Uma pesquisa realizada pela RescueTime, em 2019, mostrou que os funcionários que participaram da avaliação ficam, em média, 2 horas e 48 minutos diários focados, de fato, na produção. O resto do tempo é gasto com atividades como comunicação, planejamento, aprendizagem e multitarefas.

Os pesquisadores analisaram mais de 185 milhões de horas de trabalho em diversos países. Após analisar os dados, viram que 26% dos serviços são feitos fora do horário de serviço. Mas, como mostra a pesquisa, o motivo deste acúmulo de funções não são os trabalhos intermináveis.

Segundo o estudo The State of Work Life Balance, cerca de 21% do tempo dedicado à empresa é gasto com redes sociais, sites de notícias e entretenimento online. Isso aponta um dos reais problemas que afetam o equilíbrio entre a vida pessoal e profissional, que são as distrações online, hiperconectividade e multitarefas.

Confira abaixo outros dados que mostram as consequências da falta de foco causado pelas dispersões virtuais:

– 40% das pessoas usam seus computadores depois das 22h

– A verificação de e-mail acontece, em média, a cada 6 minutos

– 40,1% do dia é gasto em multitarefa com ferramentas de comunicação

Se ficou interessado no assunto, a pesquisa está disponível na íntegra no blog do Rescuetime – ferramenta online que gera relatórios detalhados sobre como você gasta seu tempo em dispositivos digitais.

Trabalho híbrido ou remoto

Mesmo com os traumas iniciais causados pela adaptação repentina ao home office, os trabalhadores sentiram as vantagens ao eliminarem horas estressantes de deslocamento até o serviço ou as pressões por produtividade nos ambientes físicos de trabalho. O que resultou no desejo de manterem as funções no modelo remoto mesmo pós-pandemia.

Como citado neste artigo, as doenças mentais já sinalizavam o desgaste do atual modelo trabalhista aplicado pelas empresas. Com a necessidade do isolamento social, por questões de saúde pública, os funcionários puderam experienciar uma nova opção de trabalho mais autônomo e flexível.

Os funcionários de diversas empresas de tecnologia, por exemplo, relutam em voltar para seus escritórios e deixam claro que é possível ser produtivo prestando serviço de casa. Veja o debate sobre o assunto em uma matéria publicada na BBC.

Assim, as discussões no mundo empresarial sinalizam uma possível mudança no modelo de contratações, com modelos híbridos ou remotos.

Mas de nada vale ter esta carta na manga se você não se adaptar a um ritmo de trabalho mais produtivo e menos dispersivo. Logo a seguir serão pontuados sete dicas para ajudá-lo a progredir na missão de viver uma vida mais equilibrada.

7 dicas para o equilíbrio entre a vida profissional e pessoal

1- Gerenciamento do tempo

O gerenciamento do tempo é um dos pilares para tornar o seu dia produtivo. A pesquisa do Rescuetime mostrou que as distrações no ambiente virtual, a hiperconectividade e o acúmulo de multitarefas resultam na perda de tempo em muitas funções que não são as tarefas fins.

2- Adote método de produtividade

Caso não consiga fazer sozinho, adote um modelo com passos para alcançar uma vida mais produtiva e equilibrada. Existem diversos modelos, como criar listas de tarefa (leia artigo sobre ferramentas online para ajudá-lo a organizar sua rotina), esquematizar regras para evitar dispersões no período de trabalho, entre outros.

Um método que será abordado em artigo futuro será o GTD. Ele ensina você a usar o tempo de maneira mais eficiente, após concluir cinco etapas simples.

3- Saiba se desconectar

Responder clientes e o patrão na hora dedicada aos seus filhos, família e amigos mina o tempo que reservou para sua vida pessoal. Por isso, é fundamental se desconectar nas horas certas. Desative as notificações do seu celular e o deixe no silencioso quando for possível. Colocar limites é fundamental para equilibrar sua vida profissional e pessoal.

4- Tenha mais espaço livre na agenda

As tarefas diárias do mundo moderno exigem muito mais tempo que todos deveriam suportar. Mas será que é verdadeiro a premissa que, atualmente, você precisa de mais de 24 horas por dia para dar conta de tudo?

Uma mente cansada sem horas corretas de sono de qualidade não é produtiva. Assim, não adianta torcer as forças até a última gota e achar que isso vai trazer os resultados que deseja. É importante o famoso ‘ócio criativo’. A arte de não fazer nada de vez em quando é necessária, como disse o sociólogo italiano Domenico De Masi.

De acordo com Jocelyn K. Glei, autora do livro Manage Your Day-To-Day “Gerencie seu dia a dia’, o segredo do equilíbrio está nos ‘espaços em branco’ na rotina.

5- Não descuide da sua saúde

Parece um tanto repetitivo, mas a saúde não pode ficar em segundo plano: – Faça o check-up de rotina

– Dedique um tempo do dia para uma atividade física

– Se não tiver dando conta, procure ajuda terapêutica

– Uma noite de sono bem dormida é fundamental para a sua saúde

– Beba água

– Estipule um tempo para alimentação e priorize alimentos mais saudáveis

6- Divida tarefas

Para o equilíbrio efetivo entre a vida pessoal e profissional, uma das ferramentas mais importantes é aprender a delegar funções. Não adianta concluir todos os passos anteriores, sem distribuir tarefas no trabalho e em casa, quando necessário. Atitudes centralizadoras causam sobrecarga e desgaste.

Caso seja um empreendedor ou autônomo, pense em terceirizar serviços que não são o seu produto fim, como funções administrativas e contábeis.

7- Reserve um tempo para suas relações e para você

Por último, não poderia faltar o tempo que precisa dedicar-se à família e a vida social. Mais que reservar um tempo com as pessoas que ama, é fazer isso com qualidade.

Saia do ambiente comum. Visitar novos lugares ajuda a mente sobrecarregada a descansar.

Outra dica é fazer atividades dedicadas a você. Seja um dia de beleza no salão, uma comida ou passeio. Reserve algumas horas da semana ao seu bem-estar e autoconhecimento!

julho 9, 2021julho 9, 2021

Armazenamento em nuvem: como usar e quais os principais serviços

O mundo moderno transformou a relação das pessoas com a geração e armazenamento de dados. Guardar documentos impressos em papel e fotografias reveladas é cada vez mais raro, já que os arquivos digitais tomaram conta com toda tecnologia disponível na ponta do dedo. As caixas organizadoras, álbuns de fotografia e pastas dão lugar aos espaços para armazenar arquivos em nuvem.

Os HD’s externos eram muito usados para ampliar os espaços de armazenamento dos computadores e facilitar quando era necessário fazer um backup. Mas a desvantagem destes aparelhos é que poderiam estragar por qualquer motivo e isso era o fim das pastas de dados.

Com o armazenamento dos arquivos em nuvem, os dados são acessados pela internet. O usuário cria uma conta em um dos serviços online para acessar, arquivar, compartilhar, editar e excluir os arquivos de qualquer lugar através do seu notebook sem gastar a memória do dispositivo.

Quem não está muito habituado com esse termo, o armazenamento em nuvem é arquivar documentos em um HD fora do seu computador ou smartphone. A ferramenta conta com um servidor que faz a ponte desses dispositivos com os Centros de Dados (data centers). As centrais possuem máquinas potentes com capacidade de armazenar os dados de várias pessoas do mundo com alto nível de segurança.

Vantagens e como organizar arquivos guardados em nuvem

Com um servidor online você pode acessar seus dados de qualquer lugar e através de qualquer dispositivo, como celular, computador, tablet ou notebook. Tudo que é salvo dentro da nuvem fica sincronizado para facilitar o acesso pelos aplicativos nos smartphones. Mas para que tudo funcione é importante ter uma boa internet.

Ao eliminar as barreiras físicas, o seu trabalho pode ser executado de casa ou do escritório, além de tornar possível o funcionamento das atividades em equipe mesmo à distância. Criar um canal de transferência de fotos e documentos fica mais simples, sem a necessidade de pen drives ou envio de vários e-mails. O usuário também pode optar por deixar o arquivo editável ou não.

Outro ponto positivo já citado acima é reduzir o consumo da memória interna dos dispositivos.

Mas, como no ambiente físico, se o dono de todos estes documentos não desenvolver formas de organizá-los, o espaço em nuvem também pode virar um ‘cantinho da bagunça’. Por isso, é importante criar pastas dentro deste espaço e separar, por exemplo, os arquivos por cliente, projeto, viagem ou atividade. Dentro de cada pasta, crie novas pastas para armazenar somente fotos, outra com documentos, assim por diante.

Em desktop, alguns serviços de arquivamento em nuvem oferecem a opção de criar uma pasta na sua área de trabalho, assim é possível arrastar e soltar o documento para dentro da nuvem, mas sincronização só vai acontecer se você estiver conectado à internet. Observe sempre upload está ocorrendo com sucesso.

Agora, veja abaixo quais foram os pontos-chave sobre armazenamento de arquivos em nuvem listados até o momento:

O armazenamento em nuvem evita o consumo da memória interna do dispositivo;
Os dados ficam mais seguros, já que eles não estão salvos em um aparelho físico que pode estragar;
É possível trabalhar de qualquer lugar;
O usuário pode usar a nuvem como área de transferência de fotos e arquivos pesados;
Para trabalhos em equipe, os envolvidos podem compartilhar e editar os documentos em conjunto.

Quais as opções?

Conheça as quatro opções de armazenamento em nuvem mais usadas, atualmente:

1- O Google Drive é a ferramenta mais usada. Para usá-lo, o usuário precisa ter um e-mail no Gmail e terá 15 GB gratuitos de armazenamento que serão divididos para o arquivamento em toda a conta Google: Gmail, Google Fotos, Google sites, etc. Caso seja necessário mais espaço, o servidor oferece pacote no valor de R$ 6,99 por mês para 100 GB, R$ 9,99 por mês para 200 GB ou R$ 34,99 para 2 TB.

2- Mesmo com a oferta de menos espaço gratuito, o Dropbox é escolhido por uma parcela de usuários pela sua praticidade na hora de sincronizar arquivos em diversos dispositivos. O espaço free é de apenas 2 GB, no entanto é possível expandir o pacote gratuito em até 16 GB. O cadastrado pelo plano Basic ganha 500 MB por indicação. Caso você queira fazer upload de arquivos mais pesados, o Dropbox Plus oferece 2 TB de armazenamento por uma mensalidade de US$ 9,99.

3- O OneDrive é o serviço de armazenamento em nuvem da Microsoft e oferece 5 GB de espaço gratuito. A ferramenta é integrada ao Windows que exige uma conta para acessá-lo, como o Hotmail. No desktop, com o sistema operacional Windows, o OneDrive faz integração com o Windows Explorer, que sincroniza os dados salvos na pasta do serviço com o arquivamento na nuvem e possibilita o usuário usar os dados upados diretamente no navegador.

4- O iCloud Drive é o serviço de armazenamento online da Apple e funciona só com produtos da marca. Ele é bem útil para quem quer manter integrado os serviços do iDevices. O usuário tem direito a apenas 5 GB de espaço gratuito. Mas o plano para 50 GB é acessível e custa R$ 3,50, por mês, com opção de até 2 TB.

Cuidados ao armazenar dados em nuvem

A funcionalidade dos serviços online de armazenamento em nuvem são inquestionáveis. Mas você também precisa ter alguns cuidados na hora de usá-los. Escolha uma ferramenta mais conhecida no mercado. Alguns serviços oferecerem planos mais baratos, mas são arriscados, já que podem mudar as regras sem avisar o usuário, ou, até mesmo, deixarem de existir, levando junto os seus dados.

Outra dica é não acessar a pasta em nuvem de pontos de internet pública, pois facilita a vida de hackers que desejam roubar seus arquivos.