Método GTD: o que é e como usá-lo para melhorar sua produtividade

Uma mente sobrecarregada não funciona de forma eficiente e tende a deixar o dia caótico! Por isso, ao externalizar todas as tarefas, projetos futuros e demandas do dia a dia, o pensamento fica livre e fluido como a água para executar o que realmente importa. Esta é a base do método de organização “Getting Things Done” (GTD) que permite administrar e priorizar diversas áreas da vida, reduzindo o estresse e a ansiedade ocasionada pela má gestão do tempo.

A dinâmica relacionada à produtividade, mais conhecida como método GTD, foi descrita no livro ‘A arte de fazer acontecer’, de David Allen. A obra foi relançada em 2016, com revisões sobre tecnologias usuais na rotina moderna.

O autor norte-americano é visto como referência na área por trabalhar há mais de 30 anos com produtividade. Antes de se tornar consultor, ele passou por inúmeras profissões, como: professor de caratê, garçom, motorista de táxi, gerente de serviços de jardinagem. David Aleen usou suas próprias experiências para desenvolver uma metodologia útil, principalmente, para profissionais autônomos.

O livro conduz a pessoa a relacionadar suas ações na seguinte ordem: Coletar, Processar, Organizar, Revisar e Fazer. No entanto, o fluxograma aplicado, atualmente, com base no Método GTD, une dois elementos, excluindo a etapa de organização.

1° Passo: Coletar

Mesmo que pareça complexo, o método pode ser absorvido em escalas, já que é composto por várias técnicas relacionadas à organização do cotidiano. A principal delas é anotar tudo que passa pela sua cabeça, sejam planos futuros, ideias, compromissos, trabalhos da semana, projetos programados, referências, entre outros. Os dados podem ser anotados em uma agenda, arquivo de voz, no computador ou celular.

Esta etapa é chamada de hábito de captura! Ao aderir a técnica, você reduz a probabilidade de desenvolver pensamentos obsessivos, já que o medo de esquecer um compromisso importante é eliminado. A atenção plena é o sonho de qualquer profissional que deseja uma vida produtiva e com qualidade.

A seguir serão listados alguns programas e aplicativos mais atuais que podem servir de agenda online para que você possa anotar e organizar sua lista de tarefas.

2° Passo: Processar

Logo depois de alimentar a sua “caixa de entrada”, todos os dados deverão passar por um processamento. O fluxograma abaixo ajuda bastante nesta etapa:

Fluxograma publicado aqui

Para determinar qual o andamento de cada atividade, você perguntará se este pensamento cabe UMA AÇÃO:

Não haverá ação – normalmente são projetos futuros e ideias:

– Se perceber que não será viável, o ideal é descartar;

– Caso a ideia não tenha viabilidade no momento, o indicado é arquivá-la;

– Pode ser que você pense em algum curso que deseja fazer ou atividade física, mas ainda não é o momento. Guarde como referência.

Há uma ação – compromissos, trabalhos programados, contatos com fornecedores e clientes, compras no mercado, etc:

– Se a atividade dura menos de dois minutos, faça agora! Muita coisa exige pouco tempo para ser executada. Ao protelar, essa tarefa ficará rodando na sua cabeça. Por isso, não deixe para depois. Libere sua mente!

– Caso o trabalho não dependa de você, delegue;

– Pode ser que o compromisso esteja programado para a próxima semana. Marque na agenda e esqueça!

– Por último, existem as tarefas que devem ser feitas no momento que for possível. O importante é organizá-las por contexto: lar, computador, ambiente de trabalho. Você pode também pode alinhá-las de outra forma. Esta etapa você que comanda!

Para facilitar todo este processo de organização, já foram listados em artigos anteriores cinco programas úteis para facilitar sua rotina: Google Tasks, Google Keep, Remember the Milk, Trello e o OneNote. Conheça mais detalhes de cada um deles.

3° Passo: Executar

Depois de alinhar as tarefas dentro dos espaços definidos, basta executá-los e eliminar da lista. O objetivo principal do método GTD é excluir as distrações da mente e colocá-las todas na “caixa de entrada”, no momento que aparecerem.

Claro que toda esta lista de tarefas pode ser surpreendida com um trabalho que deve ser executado na hora e que extrapola a regra dos dois minutos. Mas quando isso acontecer, a ideal é criar a categoria ‘próximas tarefas’, preenchendo os espaços na agenda. Assim, nem tudo vira compromisso e a rotina caminha com mais fluidez.

4° Passo: Revisar

Por fim, revise, semanalmente, tudo que foi executado e risque das tarefas. O momento também é propício para retomar as agendas já programadas, assim você se lembra dos compromissos dos próximos dias.

Nesta etapa, ainda é indicado voltar na pasta “Talvez, algum um dia” para definir se permanecerão em standby ou entrarão na lista de ações futuras.

O método GTD é ideal para profissionais responsáveis por vários departamentos da sua empresa. O acúmulo de funções pode trazer estresse e sobrecarga. Por isso, se não for possível delegar ou terceirizar alguns serviços, aplique esta metodologia na sua rotina e mantenha sua mente plena e focada!

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