Método GTD: o que é e como usá-lo para melhorar sua produtividade

Uma mente sobrecarregada não funciona de forma eficiente e tende a deixar o dia caótico! Por isso, ao externalizar todas as tarefas, projetos futuros e demandas do dia a dia, o pensamento fica livre e fluido como a água para executar o que realmente importa. Esta é a base do método de organização “Getting Things Done” (GTD) que permite administrar e priorizar diversas áreas da vida, reduzindo o estresse e a ansiedade ocasionada pela má gestão do tempo.

A dinâmica relacionada à produtividade, mais conhecida como método GTD, foi descrita no livro ‘A arte de fazer acontecer’, de David Allen. A obra foi relançada em 2016, com revisões sobre tecnologias usuais na rotina moderna.

O autor norte-americano é visto como referência na área por trabalhar há mais de 30 anos com produtividade. Antes de se tornar consultor, ele passou por inúmeras profissões, como: professor de caratê, garçom, motorista de táxi, gerente de serviços de jardinagem. David Aleen usou suas próprias experiências para desenvolver uma metodologia útil, principalmente, para profissionais autônomos.

O livro conduz a pessoa a relacionadar suas ações na seguinte ordem: Coletar, Processar, Organizar, Revisar e Fazer. No entanto, o fluxograma aplicado, atualmente, com base no Método GTD, une dois elementos, excluindo a etapa de organização.

1° Passo: Coletar

Mesmo que pareça complexo, o método pode ser absorvido em escalas, já que é composto por várias técnicas relacionadas à organização do cotidiano. A principal delas é anotar tudo que passa pela sua cabeça, sejam planos futuros, ideias, compromissos, trabalhos da semana, projetos programados, referências, entre outros. Os dados podem ser anotados em uma agenda, arquivo de voz, no computador ou celular.

Esta etapa é chamada de hábito de captura! Ao aderir a técnica, você reduz a probabilidade de desenvolver pensamentos obsessivos, já que o medo de esquecer um compromisso importante é eliminado. A atenção plena é o sonho de qualquer profissional que deseja uma vida produtiva e com qualidade.

A seguir serão listados alguns programas e aplicativos mais atuais que podem servir de agenda online para que você possa anotar e organizar sua lista de tarefas.

2° Passo: Processar

Logo depois de alimentar a sua “caixa de entrada”, todos os dados deverão passar por um processamento. O fluxograma abaixo ajuda bastante nesta etapa:

Fluxograma publicado aqui

Para determinar qual o andamento de cada atividade, você perguntará se este pensamento cabe UMA AÇÃO:

Não haverá ação – normalmente são projetos futuros e ideias:

– Se perceber que não será viável, o ideal é descartar;

– Caso a ideia não tenha viabilidade no momento, o indicado é arquivá-la;

– Pode ser que você pense em algum curso que deseja fazer ou atividade física, mas ainda não é o momento. Guarde como referência.

Há uma ação – compromissos, trabalhos programados, contatos com fornecedores e clientes, compras no mercado, etc:

– Se a atividade dura menos de dois minutos, faça agora! Muita coisa exige pouco tempo para ser executada. Ao protelar, essa tarefa ficará rodando na sua cabeça. Por isso, não deixe para depois. Libere sua mente!

– Caso o trabalho não dependa de você, delegue;

– Pode ser que o compromisso esteja programado para a próxima semana. Marque na agenda e esqueça!

– Por último, existem as tarefas que devem ser feitas no momento que for possível. O importante é organizá-las por contexto: lar, computador, ambiente de trabalho. Você pode também pode alinhá-las de outra forma. Esta etapa você que comanda!

Para facilitar todo este processo de organização, já foram listados em artigos anteriores cinco programas úteis para facilitar sua rotina: Google Tasks, Google Keep, Remember the Milk, Trello e o OneNote. Conheça mais detalhes de cada um deles.

3° Passo: Executar

Depois de alinhar as tarefas dentro dos espaços definidos, basta executá-los e eliminar da lista. O objetivo principal do método GTD é excluir as distrações da mente e colocá-las todas na “caixa de entrada”, no momento que aparecerem.

Claro que toda esta lista de tarefas pode ser surpreendida com um trabalho que deve ser executado na hora e que extrapola a regra dos dois minutos. Mas quando isso acontecer, a ideal é criar a categoria ‘próximas tarefas’, preenchendo os espaços na agenda. Assim, nem tudo vira compromisso e a rotina caminha com mais fluidez.

4° Passo: Revisar

Por fim, revise, semanalmente, tudo que foi executado e risque das tarefas. O momento também é propício para retomar as agendas já programadas, assim você se lembra dos compromissos dos próximos dias.

Nesta etapa, ainda é indicado voltar na pasta “Talvez, algum um dia” para definir se permanecerão em standby ou entrarão na lista de ações futuras.

O método GTD é ideal para profissionais responsáveis por vários departamentos da sua empresa. O acúmulo de funções pode trazer estresse e sobrecarga. Por isso, se não for possível delegar ou terceirizar alguns serviços, aplique esta metodologia na sua rotina e mantenha sua mente plena e focada!

Princípio de Pareto: o que é e como aplicá-lo no dia a dia da sua empresa

Parece distante pensar que apenas 20% das decisões tomadas em um dia de trabalho correspondem em 80% dos resultados. Talvez a aplicação do Princípio de Pareto fique um tanto abstrata quando distancia-se da realidade cotidiana, mas pense em um exemplo banal: se for contar quantas peças de roupa você tem em seu guarda-roupa, qual seria o percentual usado na maioria das vezes? A regra do 80/20 vai se encaixar perfeitamente.

Depois de entender melhor o que é o Princípio de Pareto, você poderá usá-lo em diferentes relações de causa e efeito. A regra de proporções pode ajudar nas decisões dentro de casa, a notar padrões na natureza, a entender condições socioeconômicas e desenvolver soluções no mundo dos negócios.

Outra utilidade do método é auxiliar nas estratégias de gestão dentro das empresas. Basta reconhecer quais são os 20% que correspondem aos 80% de resultados e criar um planejamento que potencialize as ações correspondentes. Veja exemplos:

  • 20% dos investimentos refletem em 80% dos novos resultados;
  • 20% da sua dedicação serão responsáveis por 80% do seu desempenho
  • 20% dos clientes correspondem à 80% das reclamações

Como surgiu o Princípio de Pareto?

A regra 80/20 foi criada bem antes de torna-se famosa por auxiliar na rotina empresarial. O sociólogo e economista italiano Vilfredo Pareto percebeu a proporção comum em vários eventos ao notar, inicialmente, que quase 80% das propriedades na Itália pertenciam a 20% da população do país. O pesquisador viu a conexão dos fatores também em seu jardim, quando provou que 20% das vagens guardavam 80% das ervilhas. A descoberta foi divulgada em 1892.

Anos depois, o consultor de negócios Joseph Moses Juran reconheceu o estudo como uma regra eficiente na dinâmica da gestão de qualidade dos negócios e nomeou o método em homenagem ao pesquisador italiano.

Assim, a padronização das proporções de causa e efeito do Princípio de Pareto pode ser aplicada em outras áreas como: marketing, gestão, computação, em casa, entre outros.

A seguir será detalhado como a regra pode ser usada na vida prática.

Regra 80/20 como ferramenta de gestão

Para usar a regra de 80/20 na sua empresa, é fundamental ter em mãos dados reais de toda dinâmica do negócio. Lembrando que os resultados obtidos não são as porcentagens exatas atingidas pelo estudo de Pareto, mas uma proporcionalidade aproximada.

A partir disso, o gestor poderá elaborar estratégias e dimensionar em qual campanha, time ou produto deve ser aplicado os maiores investimentos para o sucesso do empreendimento. O foco no que importa é que trará a produtividade que tanto almeja.

Por exemplo, você consegue identificar quem são os 20% de funcionários responsáveis por 80% das vendas? Ou, quais são as principais funções e produtos da empresa (20% do total) que resultam em 80% do seu desempenho e faturamento? Depois de levantar as métricas e seus correspondentes, será possível delinear ações estratégicas para fortalecer os ativos certos da empresa.

Pode ser ainda, que o conceito do Princípio de Pareto envolva equações para situações negativas identificadas no ambiente de trabalho. Se é possível identificar quais são os 20% de clientes que correspondem à 80% das reclamações, porque não criar uma campanha para identificar as reais necessidades destes compradores e tornar prioridade a solução destas questões?

O que fazer com os 80% restantes?

Até aqui os holofotes foram todos voltados aos 20% da equação. Mas o que fazer com os 80% restantes?

O importante é entender que os 80% do Princípio de Pareto também fazem parte da empresa e merecem tanta atenção como a faixa mais produtiva ou problemática.

Em uma estratégia de marketing digital, por exemplo, após apontar que o Instagram é a melhor ferramenta social de interação e conversão de vendas (os 20%), você deverá definir se vale a pena dispender esforços nos canais do Youtube e Facebook. Mesmo que eles tragam poucos resultados, podem fortalecer a imagem do negócio para um nicho específico de público que não acessa o IG.

Mas, o mesmo exemplo pode mostrar que algumas ferramentas usadas nas estratégias de divulgação, vendas ou atendimento ao cliente não são tão eficazes. Neste momento, a regra 80/20 ajuda a entender a necessidade de eliminar ações ineficientes que estão exigindo muito tempo e recursos.

Para recapitular quais as vantagens do uso do princípio de Pareto no seu dia a dia na empresa, veja os 20% de informações descritas neste artigo, responsáveis por 80% do seu entendimento:

  • O conceito foi criado pelo economista italiano Vilfredo Pareto para entender as proporções de distribuição de riqueza entre a população;
  • Mas, quem popularizou a regra 80/20 no mundo dos negócios foi o consultor Joseph Moses Juran;
  • O método mostra uma padronização das proporções em situações de causa e efeito;
  • Assim, é possível aplicar a proporção tangencialmente em qualquer situação dentro das empresas e na vida pessoal;
  • Quanto você entende quais são os 20% da equipe, produtos, ferramentas de comunicação ou esforços responsáveis por 80% dos resultados e faturamentos, é possível traçar estratégias para melhorar ainda mais o seu desempenho;
  • Por fim, analise os 80% restantes e defina se realmente são relevantes para sua empresa.

Essencialismo na prática: como tornar seu trabalho mais produtivo

Crédito: Pixabay

O essencialismo ganhou adeptos nos últimos anos como um método eficaz para eliminar o acúmulo de tarefas em busca de um trabalho mais focado e produtivo. Mas os benefícios deste pensamento ultrapassam as horas dentro do escritório e podem ajudá-lo a definir as prioridades em todos os âmbitos da vida.

O termo ficou famoso ao ser abordado por Greg Mckeown como filosofia para alcançar uma vida mais simples. No dicionário, a palavra essencialismo significa uma ideologia que tem como base a essência em detrimento à existência. Ou seja, a felicidade só pode ser alcançada quando uma pessoa prioriza sua natureza mais íntima. Assim, deixar de lado tantas tarefas secundárias ajudam a dinamizar seu tempo para o que realmente importa.

Desafios do cotidiano

Mas como fazer isso com um mercado cada vez mais rigoroso? O crescimento das tecnologias mudou muito a dinâmica de trabalho. Não basta mais um diploma de graduação e um currículo impecável. A lista de exigências não para de crescer. O profissional precisa cultivar diversas habilidades, ou seja, tonar-se multitarefa.

Os desafios não param por aí! A internet trouxe as distrações das redes sociais e toneladas de informações que quando usadas em excesso viram um aliado para a procrastinação. Sem falar nas relações mal administradas que sugam o tempo de qualquer um. A necessidade de aceitação pode ser um problema bem complicado, já que deixar de fazer suas tarefas essenciais para dedicar-se aos favores não ajuda em nada quando o objetivo é ter uma rotina mais produtiva.

As situações pontuadas aqui são só alguns dos desafios que resultam em desgastes físico e psicológicos.

Assim, quando você não determina o que é essencial para sua vida, qualquer coisa vira uma prioridade.

É aí que está o problema!

O que é essencial?

Em seu livro “Essencialismo: a disciplinada busca por menos”, Mckeown organiza o método para um trabalho mais produtivo em quatro pontos: Essência, Exploração, Eliminação e Execução. A obra entrou para a lista das mais lidas, em 2015, conforme o jornal The New York Times.

O autor detalha no primeiro passo como é pensar como um essencialista. Parece tarefa fácil, já que a primeira impressão ao falar sobre o assunto é pensar que basta eliminar as ações do seu cotidiano que não são tão importantes. Mas será que você sabe quais são as coisas essenciais em sua vida?

O autoconhecimento é a regra básica para começar a entender quais escolhas deve fazer para dedicar sua energia a elas, alcançar a produtividade e evitar sobrecargas e desgastes no dia a dia.

Ao iniciar a mentalidade essencialista descrita no livro, não basta analisar quais são essas tarefas essenciais. O questionamento deve ser profundo para que você chegue na matriz das prioridades, e, logo depois, tome decisões para que elas sejam viáveis, e isso pode ser, abrir mão de coisas, relações e experiências. Esse é o conceito de perder para ganhar citado na obra.

Menos, mas melhor

Quando adotada, a filosofia essencialista rompe com a regra comum do mundo empresarial: fazer mais com menos. O próprio Mckeown afirma que seu método é um tipo de contracultura, em entrevista cedida à Exame.com. O autor diz que para viver com o essencial é importante fazer menos, mas melhor.

Depois de muita pesquisa e autoreflexão, você consegue focar com qualidade apenas no que deseja fazer. Mas para que isso aconteça será necessário reduzir as atividades e isso exige o próximo passo: a negociação.

Negociação é uma forma de dizer ‘não’

O essencialista deve estar pronto para recusar tarefas. Parece uma decisão difícil, visto que o trabalho nos exige cada vez mais tarefas. Mas, para que o método dê certo é fundamental praticar o temível ‘não’. Claro que dá para negar algo sem ser indelicado com alguém. Aí que entra a negociação!

Quando lhe pedirem um favor ou mais trabalho, você não precisa dar uma resposta definitiva no momento. A melhor frase para estes momentos: vou pensar e te dou um retorno depois. É importante parar e analisar soluções viáveis que não te envolvam ou que possam ser negociadas.

Você deve abrir mão de fazer de tudo um pouco, caso contrário, o essencial nunca será atendido!