Saiba tudo que um assistente virtual pode fazer pelo seu negócio

Independente do ramo em que uma empresa atua, todas possuem tarefas administrativas e precisam gerenciá-las de alguma forma. Em negócios tradicionais, o mais comum é encontrar no corpo de funcionários um assistente administrativo ou a secretária-executiva para lidar com as demandas externas à atividade-fim do empreendimento.

No entanto, com uso das novas tecnologias na dinâmica de trabalho, como o armazenamento em nuvem, ferramentas de gerenciamento à distância, reuniões online, tornou-se viável o trabalho do Assistente Virtual. Em resumo, o profissional atua no suporte à empresa de forma remota.

As principais funções destes prestadores de serviço são: atendimento ao cliente, gerenciamento de equipes à distância e de e-mails, agendamentos, organização de tarefas, serviços financeiros e fiscal, tudo de forma personalizada, de acordo com a necessidade de cada cliente.

Em Juiz de Fora, uma das empresas que atuam no mercado é a MissOffice, idealizada pela empreendedora Marcella Brega. Entenda melhor sobre o modelo de negócios na entrevista abaixo:

Quais são os serviços prestados por uma empresa de Assistência Virtual?

Marcella | MissOffice – O assistente virtual oferece serviços na área administrativa em geral. Desde o atendimento ao cliente, que é, normalmente, o primeiro serviço que outras empresas terceirizam, até toda parte de contas a pagar e receber, recuperação de boletos, cobranças, emissão de nota fiscal, controles operacionais diversos, inclusive, gerenciamento de equipe à distância.

A gestão online não é um problema, mas se torna um diferencial. Temos um cliente, por exemplo, que prefere um profissional no nível tático e estratégico longe do espaço físico, assim o gerenciador tem um distanciamento da equipe, garantindo a confiabilidade da entrega, principalmente, nos setores financeiro e de controles operacionais, que são os pontos mais críticos da empresa.

Outros serviços que prestamos são: compras, pesquisas diversas e elaboração de documentos. Realmente é um suporte, assim todo tipo de serviço que não está ligado diretamente ao produto final da empresa, poderá ser terceirizado através de uma empresa de assistência virtual.

Atendemos um infoprodutor que antes de nos contratar, precisava administrar seu tempo para fazer tudo na empresa. Desde o suporte aos alunos, elaboração de novos produtos, até emissão das notas. Além disso, ele respondia perguntas simples no final da Jornada de Compra, que eram decisivas para o fechamento da venda, mas demandavam muito do seu tempo. O objetivo da MissOffice é realizar serviços que fujam da atividade-fim da empresa do cliente para que ele dedique sua atenção ao trabalho que realmente lhe trará receita.

Assim, outra consequência positiva ao contratar uma assistente é conseguir equilibrar melhor a vida. Se um empreendedor dedica-se a todas as atividades da empresa, chega um momento que ele atinge seu máximo de produção. A partir do momento que delega funções, a pessoa ganha tempo e qualidade de vida.

Qual a diferença entre contratar um profissional da área Administrativa e um serviço terceirizado na área?

Marcella | MissOffice – A principal diferença entre empregar um Assistente Administrativo e contratar uma empresa de Assistência Virtual são os custos e encargos trabalhistas.

Ao empregar uma assistente administrativa, a empresa precisa custear um salário-mínimo, vale-transporte, FGTS, INSS, provisionar as férias e rescisão, quando ocorrer, administrar as lacunas deixadas pelo empregado nos momentos em que ele apresentar um atestado, tirar folga ou feriado. O empregador também precisará oferecer um ambiente e ferramentas de trabalho. Tudo isso são custos que envolvem a contratação.

Quando se trata de uma Assistente Virtual, você contrata uma empresa prestadora de serviço que garante a continuidade do serviço dentro daquele horário estabelecido, assim, são eliminados os contratempos de atestados e férias. Os valores de contratação são mais competitivos, já que não haverá todos os encargos trabalhistas que incidem sobre a folha, nem os custos com estrutura física.

Tendo em vista todas considerações acima, a assistência virtual torna-se mais vantajosa, principalmente, para pequenas empresas. Pode ser que o negócio não tenha demanda para contratar alguém em tempo integral, por isso a terceirização garante a solução dos problemas, sem onerar tanto o contratante.

Outra questão que deve ser levada em conta, é que ao pagar um salário-mínimo, subentende-se que será contratado um profissional júnior, em aprendizado. Já a administração virtual oferece um serviço já especializado.

Por fim, ao firmar um contrato, o mesmo garante em cláusula que todas as informações tratadas durante a prestação de serviço são confidenciais. A assistente virtual também assumirá o risco e custo de qualquer erro ou problema que venha ocorrer.

Em quais situações é recomendado terceirizar serviços administrativos? Para quais áreas profissionais?

Marcella | MissOffice – A terceirização é viável em qualquer situação, a não ser que seja uma empresa muito grande com processos muito complexos que exigem uma equipe mais dedicada. Mas, na maioria dos casos, o serviço é aplicável em qualquer cenário, já que os pacotes são definidos de acordo com o esforço aplicado e tempo para executar. A MissOffice oferece pacotes a partir de 1 hora de trabalho.

A flexibilização do horário de contrato e atendimento possibilita que nossa empresa atenda clientes com várias demandas diferentes, sejam profissionais liberais, microempreendedores ou empresas maiores.

O ramo tem crescido com a adaptação das empresas às novas tecnologias?

Marcella | MissOffice – Sim, o ramo tem crescido com o avanço das novas tecnologias. Claro que existem algumas empresas que são resistentes à prestação de serviço virtual e remota, mas no geral, principalmente, com a possibilidade da comunicação em tempo real com o WhatsApp e outras ferramentas, compartilhamento de documentos em nuvem e acompanhamento de serviços a partir de sistemas de controles, como o Trello. conseguimos delegar um trabalho, sem, necessariamente, estar com a pessoa. Acredito que tudo é uma questão de processo, a partir do momento que você estabelece o processo que precisa ser seguido, o serviço é prestado de forma robusta e assertiva.

O importante é entender que o mundo corporativo é muito competitivo e tende a expurgar as empresas que não acompanham as tecnologias, não implantam melhorias de processos e evitam evoluir com os erros e acertos.

Qual a história da MissOffice, principais atividades, principais áreas de atuação?

Marcella | MissOffice – A empresa nasceu, em maio de 2018, e nossa atuação é voltada principalmente na prestação de serviços administrativos e de apoio.

O universo da prestação de serviço é bem diverso. Cada empresa pode apresentar demandas muito específicas e nós damos o suporte para dinamizar os processos da empresa. Como exemplo, temos um cliente dono de uma agência de fotografia. Nossa função é fazer contato com as modelos, agendar os ensaios e gestão dos contratos. Em outros casos, fazemos cortes de tempo para produção de vídeos no Tik Tok, digitação e preenchimento de propostas comerciais.

Quer saber mais sobre os pacotes ofertados? Ente em contato com a MissOffice pelo WhatsApp (32) 99818-8800 ou e-mail contato@missoffice.com.br e faça um orçamento!

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