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Saiba tudo que um assistente virtual pode fazer pelo seu negócio

Independente do ramo em que uma empresa atua, todas possuem tarefas administrativas e precisam gerenciá-las de alguma forma. Em negócios tradicionais, o mais comum é encontrar no corpo de funcionários um assistente administrativo ou a secretária-executiva para lidar com as demandas externas à atividade-fim do empreendimento.

No entanto, com uso das novas tecnologias na dinâmica de trabalho, como o armazenamento em nuvem, ferramentas de gerenciamento à distância, reuniões online, tornou-se viável o trabalho do Assistente Virtual. Em resumo, o profissional atua no suporte à empresa de forma remota.

As principais funções destes prestadores de serviço são: atendimento ao cliente, gerenciamento de equipes à distância e de e-mails, agendamentos, organização de tarefas, serviços financeiros e fiscal, tudo de forma personalizada, de acordo com a necessidade de cada cliente.

Em Juiz de Fora, uma das empresas que atuam no mercado é a MissOffice, idealizada pela empreendedora Marcella Brega. Entenda melhor sobre o modelo de negócios na entrevista abaixo:

Quais são os serviços prestados por uma empresa de Assistência Virtual?

Marcella | MissOffice – O assistente virtual oferece serviços na área administrativa em geral. Desde o atendimento ao cliente, que é, normalmente, o primeiro serviço que outras empresas terceirizam, até toda parte de contas a pagar e receber, recuperação de boletos, cobranças, emissão de nota fiscal, controles operacionais diversos, inclusive, gerenciamento de equipe à distância.

A gestão online não é um problema, mas se torna um diferencial. Temos um cliente, por exemplo, que prefere um profissional no nível tático e estratégico longe do espaço físico, assim o gerenciador tem um distanciamento da equipe, garantindo a confiabilidade da entrega, principalmente, nos setores financeiro e de controles operacionais, que são os pontos mais críticos da empresa.

Outros serviços que prestamos são: compras, pesquisas diversas e elaboração de documentos. Realmente é um suporte, assim todo tipo de serviço que não está ligado diretamente ao produto final da empresa, poderá ser terceirizado através de uma empresa de assistência virtual.

Atendemos um infoprodutor que antes de nos contratar, precisava administrar seu tempo para fazer tudo na empresa. Desde o suporte aos alunos, elaboração de novos produtos, até emissão das notas. Além disso, ele respondia perguntas simples no final da Jornada de Compra, que eram decisivas para o fechamento da venda, mas demandavam muito do seu tempo. O objetivo da MissOffice é realizar serviços que fujam da atividade-fim da empresa do cliente para que ele dedique sua atenção ao trabalho que realmente lhe trará receita.

Assim, outra consequência positiva ao contratar uma assistente é conseguir equilibrar melhor a vida. Se um empreendedor dedica-se a todas as atividades da empresa, chega um momento que ele atinge seu máximo de produção. A partir do momento que delega funções, a pessoa ganha tempo e qualidade de vida.

Qual a diferença entre contratar um profissional da área Administrativa e um serviço terceirizado na área?

Marcella | MissOffice – A principal diferença entre empregar um Assistente Administrativo e contratar uma empresa de Assistência Virtual são os custos e encargos trabalhistas.

Ao empregar uma assistente administrativa, a empresa precisa custear um salário-mínimo, vale-transporte, FGTS, INSS, provisionar as férias e rescisão, quando ocorrer, administrar as lacunas deixadas pelo empregado nos momentos em que ele apresentar um atestado, tirar folga ou feriado. O empregador também precisará oferecer um ambiente e ferramentas de trabalho. Tudo isso são custos que envolvem a contratação.

Quando se trata de uma Assistente Virtual, você contrata uma empresa prestadora de serviço que garante a continuidade do serviço dentro daquele horário estabelecido, assim, são eliminados os contratempos de atestados e férias. Os valores de contratação são mais competitivos, já que não haverá todos os encargos trabalhistas que incidem sobre a folha, nem os custos com estrutura física.

Tendo em vista todas considerações acima, a assistência virtual torna-se mais vantajosa, principalmente, para pequenas empresas. Pode ser que o negócio não tenha demanda para contratar alguém em tempo integral, por isso a terceirização garante a solução dos problemas, sem onerar tanto o contratante.

Outra questão que deve ser levada em conta, é que ao pagar um salário-mínimo, subentende-se que será contratado um profissional júnior, em aprendizado. Já a administração virtual oferece um serviço já especializado.

Por fim, ao firmar um contrato, o mesmo garante em cláusula que todas as informações tratadas durante a prestação de serviço são confidenciais. A assistente virtual também assumirá o risco e custo de qualquer erro ou problema que venha ocorrer.

Em quais situações é recomendado terceirizar serviços administrativos? Para quais áreas profissionais?

Marcella | MissOffice – A terceirização é viável em qualquer situação, a não ser que seja uma empresa muito grande com processos muito complexos que exigem uma equipe mais dedicada. Mas, na maioria dos casos, o serviço é aplicável em qualquer cenário, já que os pacotes são definidos de acordo com o esforço aplicado e tempo para executar. A MissOffice oferece pacotes a partir de 1 hora de trabalho.

A flexibilização do horário de contrato e atendimento possibilita que nossa empresa atenda clientes com várias demandas diferentes, sejam profissionais liberais, microempreendedores ou empresas maiores.

O ramo tem crescido com a adaptação das empresas às novas tecnologias?

Marcella | MissOffice – Sim, o ramo tem crescido com o avanço das novas tecnologias. Claro que existem algumas empresas que são resistentes à prestação de serviço virtual e remota, mas no geral, principalmente, com a possibilidade da comunicação em tempo real com o WhatsApp e outras ferramentas, compartilhamento de documentos em nuvem e acompanhamento de serviços a partir de sistemas de controles, como o Trello. conseguimos delegar um trabalho, sem, necessariamente, estar com a pessoa. Acredito que tudo é uma questão de processo, a partir do momento que você estabelece o processo que precisa ser seguido, o serviço é prestado de forma robusta e assertiva.

O importante é entender que o mundo corporativo é muito competitivo e tende a expurgar as empresas que não acompanham as tecnologias, não implantam melhorias de processos e evitam evoluir com os erros e acertos.

Qual a história da MissOffice, principais atividades, principais áreas de atuação?

Marcella | MissOffice – A empresa nasceu, em maio de 2018, e nossa atuação é voltada principalmente na prestação de serviços administrativos e de apoio.

O universo da prestação de serviço é bem diverso. Cada empresa pode apresentar demandas muito específicas e nós damos o suporte para dinamizar os processos da empresa. Como exemplo, temos um cliente dono de uma agência de fotografia. Nossa função é fazer contato com as modelos, agendar os ensaios e gestão dos contratos. Em outros casos, fazemos cortes de tempo para produção de vídeos no Tik Tok, digitação e preenchimento de propostas comerciais.

Quer saber mais sobre os pacotes ofertados? Ente em contato com a MissOffice pelo WhatsApp (32) 99818-8800 ou e-mail contato@missoffice.com.br e faça um orçamento!

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Princípio de Pareto: o que é e como aplicá-lo no dia a dia da sua empresa

Parece distante pensar que apenas 20% das decisões tomadas em um dia de trabalho correspondem em 80% dos resultados. Talvez a aplicação do Princípio de Pareto fique um tanto abstrata quando distancia-se da realidade cotidiana, mas pense em um exemplo banal: se for contar quantas peças de roupa você tem em seu guarda-roupa, qual seria o percentual usado na maioria das vezes? A regra do 80/20 vai se encaixar perfeitamente.

Depois de entender melhor o que é o Princípio de Pareto, você poderá usá-lo em diferentes relações de causa e efeito. A regra de proporções pode ajudar nas decisões dentro de casa, a notar padrões na natureza, a entender condições socioeconômicas e desenvolver soluções no mundo dos negócios.

Outra utilidade do método é auxiliar nas estratégias de gestão dentro das empresas. Basta reconhecer quais são os 20% que correspondem aos 80% de resultados e criar um planejamento que potencialize as ações correspondentes. Veja exemplos:

  • 20% dos investimentos refletem em 80% dos novos resultados;
  • 20% da sua dedicação serão responsáveis por 80% do seu desempenho
  • 20% dos clientes correspondem à 80% das reclamações

Como surgiu o Princípio de Pareto?

A regra 80/20 foi criada bem antes de torna-se famosa por auxiliar na rotina empresarial. O sociólogo e economista italiano Vilfredo Pareto percebeu a proporção comum em vários eventos ao notar, inicialmente, que quase 80% das propriedades na Itália pertenciam a 20% da população do país. O pesquisador viu a conexão dos fatores também em seu jardim, quando provou que 20% das vagens guardavam 80% das ervilhas. A descoberta foi divulgada em 1892.

Anos depois, o consultor de negócios Joseph Moses Juran reconheceu o estudo como uma regra eficiente na dinâmica da gestão de qualidade dos negócios e nomeou o método em homenagem ao pesquisador italiano.

Assim, a padronização das proporções de causa e efeito do Princípio de Pareto pode ser aplicada em outras áreas como: marketing, gestão, computação, em casa, entre outros.

A seguir será detalhado como a regra pode ser usada na vida prática.

Regra 80/20 como ferramenta de gestão

Para usar a regra de 80/20 na sua empresa, é fundamental ter em mãos dados reais de toda dinâmica do negócio. Lembrando que os resultados obtidos não são as porcentagens exatas atingidas pelo estudo de Pareto, mas uma proporcionalidade aproximada.

A partir disso, o gestor poderá elaborar estratégias e dimensionar em qual campanha, time ou produto deve ser aplicado os maiores investimentos para o sucesso do empreendimento. O foco no que importa é que trará a produtividade que tanto almeja.

Por exemplo, você consegue identificar quem são os 20% de funcionários responsáveis por 80% das vendas? Ou, quais são as principais funções e produtos da empresa (20% do total) que resultam em 80% do seu desempenho e faturamento? Depois de levantar as métricas e seus correspondentes, será possível delinear ações estratégicas para fortalecer os ativos certos da empresa.

Pode ser ainda, que o conceito do Princípio de Pareto envolva equações para situações negativas identificadas no ambiente de trabalho. Se é possível identificar quais são os 20% de clientes que correspondem à 80% das reclamações, porque não criar uma campanha para identificar as reais necessidades destes compradores e tornar prioridade a solução destas questões?

O que fazer com os 80% restantes?

Até aqui os holofotes foram todos voltados aos 20% da equação. Mas o que fazer com os 80% restantes?

O importante é entender que os 80% do Princípio de Pareto também fazem parte da empresa e merecem tanta atenção como a faixa mais produtiva ou problemática.

Em uma estratégia de marketing digital, por exemplo, após apontar que o Instagram é a melhor ferramenta social de interação e conversão de vendas (os 20%), você deverá definir se vale a pena dispender esforços nos canais do Youtube e Facebook. Mesmo que eles tragam poucos resultados, podem fortalecer a imagem do negócio para um nicho específico de público que não acessa o IG.

Mas, o mesmo exemplo pode mostrar que algumas ferramentas usadas nas estratégias de divulgação, vendas ou atendimento ao cliente não são tão eficazes. Neste momento, a regra 80/20 ajuda a entender a necessidade de eliminar ações ineficientes que estão exigindo muito tempo e recursos.

Para recapitular quais as vantagens do uso do princípio de Pareto no seu dia a dia na empresa, veja os 20% de informações descritas neste artigo, responsáveis por 80% do seu entendimento:

  • O conceito foi criado pelo economista italiano Vilfredo Pareto para entender as proporções de distribuição de riqueza entre a população;
  • Mas, quem popularizou a regra 80/20 no mundo dos negócios foi o consultor Joseph Moses Juran;
  • O método mostra uma padronização das proporções em situações de causa e efeito;
  • Assim, é possível aplicar a proporção tangencialmente em qualquer situação dentro das empresas e na vida pessoal;
  • Quanto você entende quais são os 20% da equipe, produtos, ferramentas de comunicação ou esforços responsáveis por 80% dos resultados e faturamentos, é possível traçar estratégias para melhorar ainda mais o seu desempenho;
  • Por fim, analise os 80% restantes e defina se realmente são relevantes para sua empresa.
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Funções Administrativas: Entenda as 4 principais e como aplicá-las na sua empresa

Fonte: Pixtbay

A administração está presente em qualquer tarefa corriqueira do dia a dia. Seja ao gerir a rotina de uma casa com tarefas simples, ou ao se organizar para alcançar metas dentro do trabalho. Em todos os exemplos, a pessoa coloca-se na posição de um administrador que é gerenciar recursos humanos, financeiros e tecnológicos para atingir objetivos. Já no ambiente corporativo, a diferença é que o profissional será a ponte para que um negócio gere valor para clientes e empreendedores.

No cenário das empresas, o administrador pode atuar em cinco áreas, que são: finanças, administrativo, marketing, vendas ou produção, logística e RH. Para gerir estas competências, algumas diretrizes tornam-se essenciais para um trabalho com foco nos resultados, já que o profissional trabalha com diversos dados e informações que exigem ações organizadas.

As funções administrativas direcionam quais metas o administrador deve buscar em sua rotina de trabalho. As principais englobam diretrizes básicas difundidas como PODC – Planejar, Organizar, Dirigir e Controlar, que serão mais detalhadas logo a frente. Quando estas ações são consideradas em conjunto, para alcançar objetivos, formam o processo administrativo.

Entenda com mais detalhes as 4 funções do administrador para tornar a empresa onde atua mais produtiva:

1. Planejamento

O planejamento é uma das funções que exige dos administradores um olhar mais atento para o futuro. Após fixar os objetivos básicos, ele estará sempre acompanhando as possíveis adversidades na economia, alterações no funcionamento da empresa ou situações adversas que exijam uma mudança calculada dos planos para que não desviem das metas já estabelecidas.

Por isso, é importante que o profissional desenvolva ações com base em algum método para elaboração desses planos, que organizam os objetivos e definem o melhor procedimento para alcançá-los.

Assim, é possível listar que o planejamento:

– Define as metas da empresa
– Prevê condições futuras
– Desenvolve métodos para alcançar os objetivos
– É uma etapa que define mudanças, inovações e destina recursos

Uma das técnicas para desenvolver os detalhes do planejamento é a 5W2H, que são sete perguntas feitas para facilitar na elaboração de um plano preciso para execução de ações dentro da empresa. São elas:

2. Organização

Na etapa da organização, o administrador define como fará a distribuição do trabalho, colaboradores e recursos no empreendimento. Assim, ele cria um espaço organizado para que seja possível alcançar de forma eficiente os objetivos. Caso haja mudanças nas metas, o administrador deve adequar a estrutura da organização aos seus novos objetivos e recursos.

Para esclarecer, as principais etapas listadas na função de organização são:

– Estruturar o trabalho e dividi-lo em tarefas
– Alocar as atividades por unidades de organização
– Recrutar, avaliar e treinar as equipes
– Criar estratégias de relacionamento dentro da empresa

3. Direção

Nesta etapa, o principal foco é a qualidade da comunicação entre o administrador e as equipes. Um ruído entre o gestor e os outros colaboradores pode inviabilizar todo o trabalho de planejamento e organização realizados até ali. A habilidade de liderança é fundamental na função de direção, que deve ser aplicada não só no relacionamento com os colaboradores internos da empresa, mas com todos envolvidos, para o funcionamento da mesma, sejam fornecedores, clientes, entre outros.

Liderar engloba ainda a função de motivar todos envolvidos através de uma comunicação eficaz. Caso a mensagem seja passada da forma correta, as equipes ficarão motivadas para atingir as metas estabelecidas. Manter o olhar atento em relação à personalidade, emoções e comportamento dos funcionários também é uma forma de garantir qualidade no trabalho, já que delegará a função ideal de acordo com perfil de cada pessoa.

4. Controle

Por fim, o administrador deve observar quais os resultados obtidos no final de cada etapa e verificar se condizem com o que previam no planejamento inicial. Com a comparação, o gestor verá se há a necessidade de reajustar alguma etapa de todo o processo de produção para que os objetivos sejam concluídos. Assim, é possível listar três aspectos que definem a etapa de controle:

– Determinar quais são os padrões de desempenho
– Comparar os resultados reais com os desejados
– Reajustar o processo de produção através de ações corretivas

Os empresários costumam analisar o desempenho por meio da receita atingida, custos ou lucros. Só que, atualmente, outros parâmetros devem ser considerados, como o nível de atendimento ao cliente e satisfação do consumidor.

Já ouviu falar em Assistente Virtual?

Depois de entender melhor a importância dessas funções administrativas para garantir a produtividade e qualidade do seu produto ou serviço, o empreendedor pode optar por contratar um administrador experiente ou capacitar-se para atuar também nessas áreas dentro de sua empresa.

No entanto, o cenário atual mostra um crescimento dos números de micro e pequenas empresas. Nesta realidade, o proprietário já acumula diversas funções e os gastos com equipe qualificada torna-se inviável. Sendo assim, outra opção já disponível no mercado são os serviços de uma “Assistente Virtual”, que atua como uma parceira estratégica para a gestão eficaz da sua empresa.

O serviço é prestado a distância executando tarefas administrativas e facilitando a organização dos negócios. Veja abaixo alguns trabalho executados pela Assistente Virtual:

– Relacionamento com o cliente
– Rotinas de secretariado e financeiras
– Suporte em compras, estratégico e administrativo

Uma das opções neste ramo é a MissOffice, que atua há três anos, em Juiz de Fora, atendendo todo o Brasil. Ela oferece pacotes personalizados na área administrativa, de acordo com a necessidade de cada cliente. Quer saber mais? Veja detalhes em NOSSOS SERVIÇOS.