O mundo moderno transformou a relação das pessoas com a geração e armazenamento de dados. Guardar documentos impressos em papel e fotografias reveladas é cada vez mais raro, já que os arquivos digitais tomaram conta com toda tecnologia disponível na ponta do dedo. As caixas organizadoras, álbuns de fotografia e pastas dão lugar aos espaços para armazenar arquivos em nuvem.
Os HD’s externos eram muito usados para ampliar os espaços de armazenamento dos computadores e facilitar quando era necessário fazer um backup. Mas a desvantagem destes aparelhos é que poderiam estragar por qualquer motivo e isso era o fim das pastas de dados.
Com o armazenamento dos arquivos em nuvem, os dados são acessados pela internet. O usuário cria uma conta em um dos serviços online para acessar, arquivar, compartilhar, editar e excluir os arquivos de qualquer lugar através do seu notebook sem gastar a memória do dispositivo.
Quem não está muito habituado com esse termo, o armazenamento em nuvem é arquivar documentos em um HD fora do seu computador ou smartphone. A ferramenta conta com um servidor que faz a ponte desses dispositivos com os Centros de Dados (data centers). As centrais possuem máquinas potentes com capacidade de armazenar os dados de várias pessoas do mundo com alto nível de segurança.
Vantagens e como organizar arquivos guardados em nuvem
Com um servidor online você pode acessar seus dados de qualquer lugar e através de qualquer dispositivo, como celular, computador, tablet ou notebook. Tudo que é salvo dentro da nuvem fica sincronizado para facilitar o acesso pelos aplicativos nos smartphones. Mas para que tudo funcione é importante ter uma boa internet.
Ao eliminar as barreiras físicas, o seu trabalho pode ser executado de casa ou do escritório, além de tornar possível o funcionamento das atividades em equipe mesmo à distância. Criar um canal de transferência de fotos e documentos fica mais simples, sem a necessidade de pen drives ou envio de vários e-mails. O usuário também pode optar por deixar o arquivo editável ou não.
Outro ponto positivo já citado acima é reduzir o consumo da memória interna dos dispositivos.
Mas, como no ambiente físico, se o dono de todos estes documentos não desenvolver formas de organizá-los, o espaço em nuvem também pode virar um ‘cantinho da bagunça’. Por isso, é importante criar pastas dentro deste espaço e separar, por exemplo, os arquivos por cliente, projeto, viagem ou atividade. Dentro de cada pasta, crie novas pastas para armazenar somente fotos, outra com documentos, assim por diante.
Em desktop, alguns serviços de arquivamento em nuvem oferecem a opção de criar uma pasta na sua área de trabalho, assim é possível arrastar e soltar o documento para dentro da nuvem, mas sincronização só vai acontecer se você estiver conectado à internet. Observe sempre upload está ocorrendo com sucesso.
Agora, veja abaixo quais foram os pontos-chave sobre armazenamento de arquivos em nuvem listados até o momento:
- O armazenamento em nuvem evita o consumo da memória interna do dispositivo;
- Os dados ficam mais seguros, já que eles não estão salvos em um aparelho físico que pode estragar;
- É possível trabalhar de qualquer lugar;
- O usuário pode usar a nuvem como área de transferência de fotos e arquivos pesados;
- Para trabalhos em equipe, os envolvidos podem compartilhar e editar os documentos em conjunto.
Quais as opções?
Conheça as quatro opções de armazenamento em nuvem mais usadas, atualmente:
1- O Google Drive é a ferramenta mais usada. Para usá-lo, o usuário precisa ter um e-mail no Gmail e terá 15 GB gratuitos de armazenamento que serão divididos para o arquivamento em toda a conta Google: Gmail, Google Fotos, Google sites, etc. Caso seja necessário mais espaço, o servidor oferece pacote no valor de R$ 6,99 por mês para 100 GB, R$ 9,99 por mês para 200 GB ou R$ 34,99 para 2 TB.
2- Mesmo com a oferta de menos espaço gratuito, o Dropbox é escolhido por uma parcela de usuários pela sua praticidade na hora de sincronizar arquivos em diversos dispositivos. O espaço free é de apenas 2 GB, no entanto é possível expandir o pacote gratuito em até 16 GB. O cadastrado pelo plano Basic ganha 500 MB por indicação. Caso você queira fazer upload de arquivos mais pesados, o Dropbox Plus oferece 2 TB de armazenamento por uma mensalidade de US$ 9,99.
3- O OneDrive é o serviço de armazenamento em nuvem da Microsoft e oferece 5 GB de espaço gratuito. A ferramenta é integrada ao Windows que exige uma conta para acessá-lo, como o Hotmail. No desktop, com o sistema operacional Windows, o OneDrive faz integração com o Windows Explorer, que sincroniza os dados salvos na pasta do serviço com o arquivamento na nuvem e possibilita o usuário usar os dados upados diretamente no navegador.
4- O iCloud Drive é o serviço de armazenamento online da Apple e funciona só com produtos da marca. Ele é bem útil para quem quer manter integrado os serviços do iDevices. O usuário tem direito a apenas 5 GB de espaço gratuito. Mas o plano para 50 GB é acessível e custa R$ 3,50, por mês, com opção de até 2 TB.
Cuidados ao armazenar dados em nuvem
A funcionalidade dos serviços online de armazenamento em nuvem são inquestionáveis. Mas você também precisa ter alguns cuidados na hora de usá-los. Escolha uma ferramenta mais conhecida no mercado. Alguns serviços oferecerem planos mais baratos, mas são arriscados, já que podem mudar as regras sem avisar o usuário, ou, até mesmo, deixarem de existir, levando junto os seus dados.
Outra dica é não acessar a pasta em nuvem de pontos de internet pública, pois facilita a vida de hackers que desejam roubar seus arquivos.