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5 ferramentas digitais úteis para organizar sua rotina

O cotidiano corrido tem deixado para trás as agendas e blocos de papel. Os post-its podem dar lugar as ferramentas digitais úteis para a organização da rotina. A maioria deles já vem com versão adaptada para dispositivos móveis, o que permite você carregar sua lista de tarefas virtual para todos os lados. Assim, fica mais difícil perder aquele lembrete com os itens para comprar no mercado ou com as atividades essenciais em um dia atribulado no trabalho.

Os aplicativos responsáveis por facilitar a vida estão cada vez mais elaborados. Alguns são desenvolvidos com versões gratuitas e pagas, outros estão restritos só para web ou dispositivos específicos. Aqui foram selecionados cinco opções gratuitas para organizar as tarefas no trabalho e em casa.

Antes de partir para os aplicativos mais elaborados, uma dica importante para quem quer aposentar os calendários de farmácia e mercado, distribuídos no final do ano, é adotar o Google Agenda. Ele oferece diversos recursos simples para auxiliar na gestão dos compromissos. Ao acessar o app de qualquer celular ou computador, você organiza suas atividades por etiqueta, com acesso a vários calendários, lembretes, notificações, com a facilidade de ter os dados sincronizados em uma mesma conta de e-mail do Google.

Agora, veja a seguir outros cinco serviços digitais:

Para a gestão da lista de tarefas, o Google oferece aos seus clientes as versões do Google Tasks e o Google Keep. Os dois estão integrados ao Gmail do usuário com acesso pela barra lateral fixa da conta. Todas as informações são sincronizadas para o acesso tanto por smartphone, quanto em desktop. Entenda quais as funcionalidades de cada um abaixo:

1- O Google Keep (Notas e Listas) é uma ferramenta para arquivar lembretes e novas ideias com o auxílio de notas, listas e fotos. O usuário pode gravar a anotação por voz que é transcrita pelo app ou tirar fotos e organizá-las no espaço virtual. Todas as informações podem ser compartilhadas com outras pessoas, o que facilita na hora de fazer compra conjunta ou realizar um evento em grupo.

2- Já o Google Tasks (Tarefas) pretende bater de frente com o dispositivo Remember The Milk com interface simples e funcional. As tarefas são organizadas em listas que podem ser editadas e salvas de qualquer lugar. O serviço também está integrado com o Gmail e o Google Agenda. O usuário pode adicionar detalhes das ações com subtarefas, definir data de conclusão da atividade e receber as notificações com lembretes dos prazos.

3- Para não esquecer nenhum item da sua lista de compras foi criado o clássico Remember the Milk. O dispositivo lembra você das suas tarefas. Basta criar as anotações que precisa lembrar com uma data que o dispositivo envia notificações por e-mail, Skype, Google Hangouts e até pelo Twitter, se preferir. As listas também podem ser compartilhadas com amigos e colegas de trabalho. Ao criá-la, você pode determinar o grau de prioridade, data limite, subtarefas e notas.

Ele está disponível para web, iOS e Android. A desvantagem é que o serviço limita a sincronização na versão free.

4- Muito usado no mundo corporativo, o Trello é o queridinho das empresas por usar o modelo de kanban para organizar as tarefas. A metodologia cria etapas de produção através de colunas na vertical. As ações são descritas em cards que se movimentam conforme o trabalho é executado até ser concluído.

No Trello, em vez de colar post-its com as notas, o usuário pode arrastar os cartões pelas colunas. A ferramenta ainda possibilita inserir imagens e documentos nos cards, e, caso esteja no projeto com mais pessoas, é possível compartilhar o arquivo com o grupo.

O serviço está disponível via web, Android e iOS.

5- Quem já teve a experiência desagradável de perder um texto por esquecer de salvá-lo no Word precisa conhecer o OneNote. O serviço lembra a funcionalidade básica do bloco de notas só que muito mais rebuscada e permite a integração de várias mídias. Ele salva todo o texto digitado automaticamente em janelas de documento quase ilimitadas. A sua interface lembra um fichário, já que salva os dados organizados em sessões dentro de blocos de anotações. Diferente das ferramentas de texto, que têm como objetivo a publicação do conteúdo, o OneNote é direcionado para a coleta, organização e compartilhamento de dados em texto e multimídia.

Nos tablets, a ferramenta funciona com o recurso de caneta ativado, assim o usuário pode tomar notas de caneta, áudio ou vídeo. Para facilitar a realização dos trabalhos em grupo, ele oferece capacidade de multiusuário, o que permite edições do mesmo arquivo por mais de uma pessoa mesmo offline. Os arquivos alterados são sincronizados e mesclados quando houver conexão de internet.

O OneNote já vem instalado em muitos computadores com sistema operacional Windows. Também podem ser baixados como aplicativos em dispositivos iOS e Android.

Gostou das ferramentas digitais selecionadas para organização da rotina? Todas possuem funções úteis para dinamizar o trabalho em equipe ou individual ao criar lista de tarefas com notas detalhadas, integradas com calendário e aplicativos complementares, envio de notificações e uso de multimídias nas anotações. Todos com sincronização dos dados nas plataformas web e móveis, o que possibilita o acesso às informações mesmo quando o usuário está em trânsito.

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Funções Administrativas: Entenda as 4 principais e como aplicá-las na sua empresa

Fonte: Pixtbay

A administração está presente em qualquer tarefa corriqueira do dia a dia. Seja ao gerir a rotina de uma casa com tarefas simples, ou ao se organizar para alcançar metas dentro do trabalho. Em todos os exemplos, a pessoa coloca-se na posição de um administrador que é gerenciar recursos humanos, financeiros e tecnológicos para atingir objetivos. Já no ambiente corporativo, a diferença é que o profissional será a ponte para que um negócio gere valor para clientes e empreendedores.

No cenário das empresas, o administrador pode atuar em cinco áreas, que são: finanças, administrativo, marketing, vendas ou produção, logística e RH. Para gerir estas competências, algumas diretrizes tornam-se essenciais para um trabalho com foco nos resultados, já que o profissional trabalha com diversos dados e informações que exigem ações organizadas.

As funções administrativas direcionam quais metas o administrador deve buscar em sua rotina de trabalho. As principais englobam diretrizes básicas difundidas como PODC – Planejar, Organizar, Dirigir e Controlar, que serão mais detalhadas logo a frente. Quando estas ações são consideradas em conjunto, para alcançar objetivos, formam o processo administrativo.

Entenda com mais detalhes as 4 funções do administrador para tornar a empresa onde atua mais produtiva:

1. Planejamento

O planejamento é uma das funções que exige dos administradores um olhar mais atento para o futuro. Após fixar os objetivos básicos, ele estará sempre acompanhando as possíveis adversidades na economia, alterações no funcionamento da empresa ou situações adversas que exijam uma mudança calculada dos planos para que não desviem das metas já estabelecidas.

Por isso, é importante que o profissional desenvolva ações com base em algum método para elaboração desses planos, que organizam os objetivos e definem o melhor procedimento para alcançá-los.

Assim, é possível listar que o planejamento:

– Define as metas da empresa
– Prevê condições futuras
– Desenvolve métodos para alcançar os objetivos
– É uma etapa que define mudanças, inovações e destina recursos

Uma das técnicas para desenvolver os detalhes do planejamento é a 5W2H, que são sete perguntas feitas para facilitar na elaboração de um plano preciso para execução de ações dentro da empresa. São elas:

2. Organização

Na etapa da organização, o administrador define como fará a distribuição do trabalho, colaboradores e recursos no empreendimento. Assim, ele cria um espaço organizado para que seja possível alcançar de forma eficiente os objetivos. Caso haja mudanças nas metas, o administrador deve adequar a estrutura da organização aos seus novos objetivos e recursos.

Para esclarecer, as principais etapas listadas na função de organização são:

– Estruturar o trabalho e dividi-lo em tarefas
– Alocar as atividades por unidades de organização
– Recrutar, avaliar e treinar as equipes
– Criar estratégias de relacionamento dentro da empresa

3. Direção

Nesta etapa, o principal foco é a qualidade da comunicação entre o administrador e as equipes. Um ruído entre o gestor e os outros colaboradores pode inviabilizar todo o trabalho de planejamento e organização realizados até ali. A habilidade de liderança é fundamental na função de direção, que deve ser aplicada não só no relacionamento com os colaboradores internos da empresa, mas com todos envolvidos, para o funcionamento da mesma, sejam fornecedores, clientes, entre outros.

Liderar engloba ainda a função de motivar todos envolvidos através de uma comunicação eficaz. Caso a mensagem seja passada da forma correta, as equipes ficarão motivadas para atingir as metas estabelecidas. Manter o olhar atento em relação à personalidade, emoções e comportamento dos funcionários também é uma forma de garantir qualidade no trabalho, já que delegará a função ideal de acordo com perfil de cada pessoa.

4. Controle

Por fim, o administrador deve observar quais os resultados obtidos no final de cada etapa e verificar se condizem com o que previam no planejamento inicial. Com a comparação, o gestor verá se há a necessidade de reajustar alguma etapa de todo o processo de produção para que os objetivos sejam concluídos. Assim, é possível listar três aspectos que definem a etapa de controle:

– Determinar quais são os padrões de desempenho
– Comparar os resultados reais com os desejados
– Reajustar o processo de produção através de ações corretivas

Os empresários costumam analisar o desempenho por meio da receita atingida, custos ou lucros. Só que, atualmente, outros parâmetros devem ser considerados, como o nível de atendimento ao cliente e satisfação do consumidor.

Já ouviu falar em Assistente Virtual?

Depois de entender melhor a importância dessas funções administrativas para garantir a produtividade e qualidade do seu produto ou serviço, o empreendedor pode optar por contratar um administrador experiente ou capacitar-se para atuar também nessas áreas dentro de sua empresa.

No entanto, o cenário atual mostra um crescimento dos números de micro e pequenas empresas. Nesta realidade, o proprietário já acumula diversas funções e os gastos com equipe qualificada torna-se inviável. Sendo assim, outra opção já disponível no mercado são os serviços de uma “Assistente Virtual”, que atua como uma parceira estratégica para a gestão eficaz da sua empresa.

O serviço é prestado a distância executando tarefas administrativas e facilitando a organização dos negócios. Veja abaixo alguns trabalho executados pela Assistente Virtual:

– Relacionamento com o cliente
– Rotinas de secretariado e financeiras
– Suporte em compras, estratégico e administrativo

Uma das opções neste ramo é a MissOffice, que atua há três anos, em Juiz de Fora, atendendo todo o Brasil. Ela oferece pacotes personalizados na área administrativa, de acordo com a necessidade de cada cliente. Quer saber mais? Veja detalhes em NOSSOS SERVIÇOS.