A administração está presente em qualquer tarefa corriqueira do dia a dia. Seja ao gerir a rotina de uma casa com tarefas simples, ou ao se organizar para alcançar metas dentro do trabalho. Em todos os exemplos, a pessoa coloca-se na posição de um administrador que é gerenciar recursos humanos, financeiros e tecnológicos para atingir objetivos. Já no ambiente corporativo, a diferença é que o profissional será a ponte para que um negócio gere valor para clientes e empreendedores.
No cenário das empresas, o administrador pode atuar em cinco áreas, que são: finanças, administrativo, marketing, vendas ou produção, logística e RH. Para gerir estas competências, algumas diretrizes tornam-se essenciais para um trabalho com foco nos resultados, já que o profissional trabalha com diversos dados e informações que exigem ações organizadas.
As funções administrativas direcionam quais metas o administrador deve buscar em sua rotina de trabalho. As principais englobam diretrizes básicas difundidas como PODC – Planejar, Organizar, Dirigir e Controlar, que serão mais detalhadas logo a frente. Quando estas ações são consideradas em conjunto, para alcançar objetivos, formam o processo administrativo.
Entenda com mais detalhes as 4 funções do administrador para tornar a empresa onde atua mais produtiva:
1. Planejamento
O planejamento é uma das funções que exige dos administradores um olhar mais atento para o futuro. Após fixar os objetivos básicos, ele estará sempre acompanhando as possíveis adversidades na economia, alterações no funcionamento da empresa ou situações adversas que exijam uma mudança calculada dos planos para que não desviem das metas já estabelecidas.
Por isso, é importante que o profissional desenvolva ações com base em algum método para elaboração desses planos, que organizam os objetivos e definem o melhor procedimento para alcançá-los.
Assim, é possível listar que o planejamento:
– Define as metas da empresa
– Prevê condições futuras
– Desenvolve métodos para alcançar os objetivos
– É uma etapa que define mudanças, inovações e destina recursos
Uma das técnicas para desenvolver os detalhes do planejamento é a 5W2H, que são sete perguntas feitas para facilitar na elaboração de um plano preciso para execução de ações dentro da empresa. São elas:
2. Organização
Na etapa da organização, o administrador define como fará a distribuição do trabalho, colaboradores e recursos no empreendimento. Assim, ele cria um espaço organizado para que seja possível alcançar de forma eficiente os objetivos. Caso haja mudanças nas metas, o administrador deve adequar a estrutura da organização aos seus novos objetivos e recursos.
Para esclarecer, as principais etapas listadas na função de organização são:
– Estruturar o trabalho e dividi-lo em tarefas
– Alocar as atividades por unidades de organização
– Recrutar, avaliar e treinar as equipes
– Criar estratégias de relacionamento dentro da empresa
3. Direção
Nesta etapa, o principal foco é a qualidade da comunicação entre o administrador e as equipes. Um ruído entre o gestor e os outros colaboradores pode inviabilizar todo o trabalho de planejamento e organização realizados até ali. A habilidade de liderança é fundamental na função de direção, que deve ser aplicada não só no relacionamento com os colaboradores internos da empresa, mas com todos envolvidos, para o funcionamento da mesma, sejam fornecedores, clientes, entre outros.
Liderar engloba ainda a função de motivar todos envolvidos através de uma comunicação eficaz. Caso a mensagem seja passada da forma correta, as equipes ficarão motivadas para atingir as metas estabelecidas. Manter o olhar atento em relação à personalidade, emoções e comportamento dos funcionários também é uma forma de garantir qualidade no trabalho, já que delegará a função ideal de acordo com perfil de cada pessoa.
4. Controle
Por fim, o administrador deve observar quais os resultados obtidos no final de cada etapa e verificar se condizem com o que previam no planejamento inicial. Com a comparação, o gestor verá se há a necessidade de reajustar alguma etapa de todo o processo de produção para que os objetivos sejam concluídos. Assim, é possível listar três aspectos que definem a etapa de controle:
– Determinar quais são os padrões de desempenho
– Comparar os resultados reais com os desejados
– Reajustar o processo de produção através de ações corretivas
Os empresários costumam analisar o desempenho por meio da receita atingida, custos ou lucros. Só que, atualmente, outros parâmetros devem ser considerados, como o nível de atendimento ao cliente e satisfação do consumidor.
Já ouviu falar em Assistente Virtual?
Depois de entender melhor a importância dessas funções administrativas para garantir a produtividade e qualidade do seu produto ou serviço, o empreendedor pode optar por contratar um administrador experiente ou capacitar-se para atuar também nessas áreas dentro de sua empresa.
No entanto, o cenário atual mostra um crescimento dos números de micro e pequenas empresas. Nesta realidade, o proprietário já acumula diversas funções e os gastos com equipe qualificada torna-se inviável. Sendo assim, outra opção já disponível no mercado são os serviços de uma “Assistente Virtual”, que atua como uma parceira estratégica para a gestão eficaz da sua empresa.
O serviço é prestado a distância executando tarefas administrativas e facilitando a organização dos negócios. Veja abaixo alguns trabalho executados pela Assistente Virtual:
– Relacionamento com o cliente
– Rotinas de secretariado e financeiras
– Suporte em compras, estratégico e administrativo
Uma das opções neste ramo é a MissOffice, que atua há três anos, em Juiz de Fora, atendendo todo o Brasil. Ela oferece pacotes personalizados na área administrativa, de acordo com a necessidade de cada cliente. Quer saber mais? Veja detalhes em NOSSOS SERVIÇOS.